Cách sắp xếp hồ sơ khoa học hiệu quả

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu cách sắp xếp hồ sơ khoa học nhé.

Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành:

• Nhận toàn  bộ văn bản gốc do văn thư của cơ quan phát hành đi chuyển lên.
• Thu thập các văn bản chỉ đạo của Trung ương gửi về.
• Nhận văn bản , hồ sơ công việc của các chuyên viên, cán bộ trong cơ quan giao nộp.
• Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
• Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
• Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
• Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
  • Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;
  • Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
  • Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Phân loại tài liệu:

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.

Mục đích

Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:

• Phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ,  tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế.
• Phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cán bộ lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.

Yêu cầu:

• Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để. 
• Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông.
• Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng phương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn.

Nguyên tắc:

• Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. 
• Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất với công tác. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian, công sức.

Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu:

• Trình tự sắp xếp các nhóm hồ sơ, tài liệu :
  • Văn bản chỉ đạo chung của Trung ương và của tỉnh;
  • Văn bản chỉ đạo trực tiếp của Trung ương và của tỉnh;
  • Chương trình, kế hoạch, báo cáo của tỉnh;
  • Hồ sơ việc;
  • Hồ sơ Hội nghị tổng kết;
  • Các công văn trao đổi.
• Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính xác hoặc không thống nhất.

Xác định thời hạn bảo quản:

• Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được tính từ  năm công việc kết thúc.
• Thời hạn bảo quản đối với từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ.
• Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh không được thấp hơn thời hạn bảo quản được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và thời hạn bảo quản được quy định tại các Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành do các Bộ, ngành Trung ương ban hành.
• Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:
  • Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Loại này  bao gồm các nhóm sau đây:
    • Tài liệu của các cơ quan trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh chỉ đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh;
    • Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;
    • Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh;
    • Báo cáo, chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND tỉnh;
    • Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng;
    • Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước của UBND tỉnh về các lĩnh vực;
    • Hồ sơ Hội nghị, tổng kết năm;
    • Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.
  • Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.Loại này gồm các nhóm sau đây:
    • Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm, bao gồm: Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài;
    • Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu là 5, 10 năm, bao gồm: Những tài liệu giải quyết công việc cụ thể, tính chất công việc không thường xuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin.
    • Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản dưới 5 năm, bao gồm: Thông báo con dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức gửi UBND tỉnh; báo cáo ngày; lịch công tác tuần, ngày của UBND tỉnh; giấy mời họp, hội thảo; thông báo tuyển sinh, đào tạo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, tham khảo lấy thông tin trong quá trình giải quyết công việc…

Biên mục hồ sơ:

Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:

Đánh số tờ:

Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ả rập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.

 Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.

Viết mục lục văn bản:

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Viết chứng từ kết thúc:

Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).

Xem thêm thông tin tuyển dụng việc làm tại Hải Phòng

Viết bìa hồ sơ:

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

• Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;
• Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
• Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.

Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:

• Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.
• Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.
• Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật.

Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp (cặp):

• Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông:
  • Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết;
  • Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.
• Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
• Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn được in sẵn theo mẫu đính kèm , có thể in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu.

Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu:

Lập mục lục hồ sơ:

 Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm những nội dung sau:

• Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
• Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.
• Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông .
• Đóng quyển mục lục (ít nhất 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu.

Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá:

Việc xây dựng (CSDL) quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lên giá, tủ:

• Sau khi hoàn thành các bước trên, tài liệu sẽ được cho lên giá (đối với tài liệu thường), hoặc cất vào tủ có khóa (đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật).
• Tài liệu được phân chia theo thời hạn bảo quản , theo từng loại phông lưu trữ (phông UBND tỉnh, phông Văn phòng UBND tỉnh,…) sẽ được để theo những dãy giá hoặc  những khu vực riêng.
• Ở từng khu vực, tài liệu lại được đặt theo thứ tự về thời gian.
• Các hộp tài liệu được sắp xếp lên giá, tủ theo thứ tự hộp, xếp từ tầng cao nhất của giá, tủ trước sau đó xuống dần. Thứ tự hộp liên tục theo chiều ríc rắc. Khi xếp hết tầng cuối của giá thì xếp sang giá bên cạnh theo đúng cách xếp giá, tủ trước đó.

Tham khảo thêm thông tin việc làm tại Thủy Nguyên, Hải Phòng

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com về cách sắp xếp hồ sơ khoa học có thể thấy công việc hành chính văn phòng tưởng như rất đơn giản nhưng thực ra vô cùng khó khăn, vất vả và cũng nhiều công việc đòi hỏi sự tỷ mỉ. Khi bạn làm việc cẩn thận, khoa học thì công việc hành chính của bạn luôn thuận lợi và diễn ra nhanh chóng. Chúc bạn thành công!