Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ

Quản lý công nợ được coi là một phần vô cùng quan trọng có thể tác động mạnh mẽ đến sự thành công của doanh nghiệp. Việc nhận thức được tầm quan trọng của quản lý công nợ và có những biện pháp để quản lý công nợ hiệu quả là thực sự cần thiết. Vậy công nợ là gì? Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu nhé

Công nợ là gì?

Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.

• Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính. Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…)
• Công nợ phải trả: bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Cũng giống như công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng.

Ngoài những công nợ chính cần kiểm soát để đảm bảo dòng tiền của công ty thì kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hay trừ lương nhân viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước….

Tất cả các công nợ được kế toán cập nhật kịp thời khi có phát sinh; cuối tháng tổng hợp, đối chiếu số liệu với các đối tượng công nợ. Nếu công nợ 2 bên khớp nhau thì chốt số báo cáo tháng, đồng thời kế toán công nợ có nhiệm vụ đốc thúc các đối tượng thanh toán các khoản nợ phải trả đúng hạn. Thường ở các doanh nghiệp sẽ làm Giấy Đề nghị thanh toán gửi các đối tượng công nợ để bên kia làm thủ tục trả tiền cho doanh nghiệp mình.

Trường hợp công nợ không được thanh toán trong tháng thì kế toán tiếp tục treo trên tài khoản 331 và chuyển số dư vào tháng sau theo dõi tiếp.

Tham khảo thêm thông tin tuyển dụng tại Quận 5, TP.HCM

Những lưu ý về quản lý công nợ

Bên cạnh hiểu rõ về các khái niệm công nợ là gì thì bạn cũng cần hết sức quan tâm đến các yêu cầu về việc quản lý nợ công. Bởi chỉ một sai lệch nhỏ trong các kết quả tính toán có thể đưa đến các hậu quả không ngờ. Do đó bạn đọc cần hết sức lưu ý những điều sau đây.

Đối với công nợ phải thu

Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và trường hợp cụ thể. Đặc biệt cần có phương hướng giải quyết cho vấn đề công nợ 30 ngày là gì? Từ đó ngăn cản tình trạng chiếm dụng vốn, dây dựa, khê đọng khoản nợ.

Khách hàng thanh toán các khoản cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ. Điều này giúp thực hiện việc thanh toán, bù trừ nợ được diễn ra minh bạch, rõ ràng tránh thất thu.
Phải xác minh bằng văn bản các khoản nợ tồn đọng lâu ngày rồi từ đó đưa ra giải pháp cho toán thu hồi lại nợ.

Đối với công nợ phải trả

Kế toán công nợ cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, theo dõi từng sản phẩm dịch vụ tốt để tiến hành thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp đảm bảo chữ tín của doanh nghiệp.

Đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, kế toán cần phải cập nhật liên tục, thống kế vào sổ sách rõ ràng. Việc này là hết sức cần thiết để tránh để nợ kéo dài tồn đọng vừa khó giải quyết về sau vừa làm mất uy tín doanh nghiệp. Đây cũng chính là lý do mà hầu hết các kế toán phải học trước tiên về việc nhập công nợ là gì?

 Đối với các khoản phải trả cho nhà nước, người lao động cần thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Đây cũng chính là các để doanh nghiệp nhận lại được quyền lợi chính đáng mà họ được nhận.

Quy trình quản lý công nợ

Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ kết hợp có chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích của việc này giúp hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Ngoài ra cũng cần yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, cam kết về việc thanh toán đúng quy định như trong hợp đồng. Thêm vào đó cũng cần có các mức phạt rõ ràng nếu khách hàng không thực hiện đúng, trì hoãn chậm trễ thời hạn thanh toán.

Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý chính sách công nợ khách hàng chuẩn, bám sát các mục tiêu. Ở đây cần xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm với từng khách hàng; có cách thức nhắc nhở khách hàng để thu hồi công nợ.

Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng nhằm thu lại được nợ một cách nhanh chóng nhất.

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng các biện pháp nếu thanh toán chậm kỳ hạn.

Nhiệm vụ của kế toán công nợ

Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng

• Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.
• Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
• Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.

Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán

• Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải trả người bán theo từng đối tượng.
• Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả và từng lần thanh toán

Xem thêm thông tin tuyển dụng tại Quận Thủ Đức, TP.HCM

Hi vọng những chia sẻ trên của Sieunhanh.com về công nợ cũng như những yêu cầu về quản lý công nợ và nhiệm vụ của kế toán công nợ trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình học tập.