Hệ thống ERP là gì? Lợi ích khi sử dụng hệ thống ERP

Hiện nay, việc áp dụng phần mềm ERP không chỉ có tác dụng rất lớn trong các hoạt động kinh doanh, nhân sự, kho hàng hay tài chính… mà còn giúp cho doanh nghiệp quản lý tổng thể hoạt động theo quy trình chuyên nghiệp, từ đó tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc được tăng cao. Vậy phần mềm ERP là gì? Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu nhé

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và lớn nếu muốn gia tăng doanh số. Dưới đây là những kiến thức tổng quan nhất về hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác. ERP là tổng hợp của các từ khóa dưới đây:

Enterprise (Doanh nghiệp)

Đây chính là đối tượng sử dụng hệ thống ERP. ERP system liên kết các bộ phận, phòng ban chức năng trong doanh nghiệp vào trong một hệ thống máy tính duy nhất giúp các cán bộ nhân viên, cán bộ quản lý lẫn lãnh đạo có thể dễ dàng và kịp thời truy cập sử dụng, kiểm tra, kiểm soát trong giới hạn quyền của mình.

Resource (Nguồn lực)

Nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực và tài chính. Cũng bao gồm cả tài nguyên phần cứng, phần mềm, dữ liệu của hệ thống mà con người có thể truy cập và sử dụng được. Và một khi doanh nghiệp đã chọn cách sử dụng hệ thống ERP vào trong hoạt động của mình tức là phải biến tất cả các nguồn lực đó thành tài nguyên. Để làm gì?

Để tất cả bộ phận, phòng ban đều có thể khai thác nguồn lực của doanh nghiệp phục vụ cho công việc, trách nhiệm của mình.

Để việc lập kế hoạch và xây dựng quy trình khai thác nguồn lực hiệu quả, nhịp nhàng và chặt chẽ.

Để thường xuyên cập nhật một cách chính xác, kịp thời các thông tin và tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp.

Planning (Hoạch định)

Là khả năng hoạch định chiến lược, kế hoạch trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Planning trong hệ thống ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tính toán, dự báo, lập kế hoạch trong sản xuất, thu mua, cung ứng, xây dựng chính sách giá, chiết khấu,…một cách hiệu quả và chặt chẽ nhất, hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn trong xử lý nghiệp vụ.

Tham khảo thêm thông tin việc làm tại Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Phần mềm ERP mang lại hiệu quả như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn phân vân về vấn đề này. Hi vọng lớn nhất đối với ERP là có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những vấn đề liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. 

Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.

Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống ERP

Được mô tả đồ sộ và có thể thay thế được tất cả các phần mềm đơn lẻ và đem lại nhiều lợi ích hơn khi sử dụng trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn thông tin quản trị đáng tin cậy, chính xác và kịp thời

Nguồn dữ liệu từ các phòng ban sẽ được tập trung vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và được chia sẻ dùng chung một cách dễ dàng giữa tất cả các bộ phận dựa vào tính năng phân quyền.

Công tác kế toán tài chính chính xác hơn, giảm thiểu những thất thoát, sai sót trong thu chi: so với việc tính toán bằng thủ công dẫn đến nhiều sai sót, phân hệ kế toán trong ERP system là một chức năng hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận kế toán doanh nghiệp hiện nay.

Chuẩn hóa thông tin hành chính nhân sự và tiền lương

Thông thường ở các công ty quy mô vừa và lớn có nhiều chi nhánh ở các khu vực địa lý xa nhau, nhân sự sẽ được quản lý bởi một phòng nhân sự ở trụ sở chính nên việc theo dõi công, tiền lương, chế độ thưởng phạt, chế độ tiền lương và phúc lợi từ một phân hệ chức năng trong hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Đồng thời, thông qua ERP, chủ doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự ở công ty từ tỷ lệ biến động nhân sự, tỷ lệ giới tính hay toàn bộ quá trình công tác của một nhân viên nào đó để có các quyết định bổ nhiệm, khen thưởng phù hợp.

Nâng cao hiệu suất sản xuất

Với nguồn thông tin quản trị được cập nhật chính xác, rõ ràng sau khi chuẩn hóa sẽ giúp cho các nhân viên bộ phận kế hoạch sản xuất có thể nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất trước đó, rút kinh nghiệm cho một quy trình sản xuất mới hiệu quả và đạt hiệu suất kinh kế cao hơn.

Giảm lượng hàng tồn kho

Chức năng quản lý kho của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp xác định và nắm bắt nhanh chóng lượng hàng tồn kho để từ đó có những chiến lược thúc đẩy giải phóng hàng tồn, giảm nhu cầu lưu động vốn, từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Tính năng quản lý kho liên kết trực tiếp với bộ phận kế toán và bán hàng còn giúp hai bộ phận này nhanh chóng lên đơn hàng, báo giá và lập hợp đồng cho khách hàng; mang lại sự hải lòng cho khách hàng.

Các bước để triển khai một dự án ERP:

Chuẩn bị dự án

Trong quy trình triển khai ERP trong thực tế muốn có được thành công thì việc thiết lập và chuẩn bị dự án hết sức quan trọng. Nhóm dự án ERP là những người nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh, thấu hiểu việc thay đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp là cần thiết, đồng thời họ là người có uy tín và tin tường mọi hoạt động của tổ chức. Đội ngũ quản lý sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dự án diễn ra đúng dự định, thu về kết quả tốt và nhìn chung mọi thành viên khá hài lòng với kết quả mà hệ thống ERP mới đem lại.

Khảo sát & tư vấn

Đội BA của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ khảo sát yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp: hệ thống hạ tầng, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng tài liệu URD chuẩn. Sau đó hai bên cùng duyệt và thống nhất tài liệu URD. Và đội tư vấn giải pháp sẽ tư vấn quy trình nghiệp vụ tại đơn vị được triển khai

Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn

Phân tích thiết kế hệ thống

Quản trị dự án sẽ phân tích, thiết kế hệ thống

Phát triển, chỉnh sửa hệ thống

Cài đặt server, chuẩn bị master data, phát triển và chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu của dự án

Cài đặt, đào tạo

Chìa khóa cho việc tối đa giá trị có được từ phần mềm chính là sự phù hợp của hệ thống ERP với nhu cầu người sử dụng thông qua đào tạo cùng với thực hành để tăng thêm tính trực quan, kết hợp các khía cạnh về nhu cầu của người sử dụng hệ thống.

Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của công ty.

Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.

Vận hành thử

Golive, nghiệm thu dự án, vận hành thực tế

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế.

Sau một thời gian sử dụng doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình.

Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại. Đây là giai đoạn mà nhiều người cho rằng đã thành công ít nhiều…

Bảo trì và nâng cấp

Bảo trì: là công việc liên quan đến việc sửa lỗi phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống ERP. Thông thường các nhà cung cấp giải pháp ERP sẽ bảo trì miễn phí các lỗi cho doanh nghiệp của bạn trong thời gian từ 12-24 tháng từ ngày nghiệm thu vận hành hệ thống.

Sau thời gian này thì doanh nghiệp phải trả phí cho nhà cung cấp khi phần mềm phát sinh lỗi

Nâng cấp: Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới, nâng phiên bản mới, thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…

Xem thêm thông tin tuyển dụng việc làm tại Quận 6, TP.HCM

Với những chia sẻ trên của Sieunhanh.com hi vọng bạn lựa chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình. Bạn nên đầu từ hệ thống ERP nếu là doanh nghiệp lớn giúp bạn quản lý hoạch định tài nguyên của công ty. Quá trình sản xuất sản phẩm được phân tích đánh giá cụ thể tới tận hoạt động bán hàng.