Khung năng lực là gì? Cách xây dựng khung năng lực

Đánh giá kỹ năng, thái độ của ứng viên và nhân viên đã không còn là vấn đề quá khó khăn nếu như các nhà quản lý biết ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự. Vậy xây dựng khung năng lực như thế nào để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp? Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu nhé

Khung năng lực là gì?

Theo Cục quản lý nhân sự của Mỹ (Office of Personnel Management), Năng lực (Competency) là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác. Khái niệm về Khung năng lực được bắt nguồn từ định nghĩa về Năng lực đã được nghiên cứu, áp dụng trong quản lý nhân sự ở cả lĩnh vực công và tư tại nhiều quốc gia.

Như vậy, Khung năng lực là hệ thống cụ thể hóa các hành vi cần thiết của năng lực ở các cấp bậc khác nhau, áp dụng với các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp để hoàn thành một công việc.

Ngày nay, Khung năng lực đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, được áp dụng trong quản lý, đào tạo nhân sự, cơ cấu tuyển dụng và đánh giá nhân viên cuối năm.

Ứng dụng của khung năng lực

Tuyển dụng

Khung năng lực thường được sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng đội ngũ nhân viên. Các năng lực trong Khung năng lực sẽ giúp nhà quản lý xây dựng chân dung từng các vị trí công tác cùng với các yêu cầu công việc cụ thể. Thêm nữa, nó còn giúp nhà quản lý xác định những năng lực có thể đào tạo, năng lực cần phải đáp ứng ngay khi tuyển dụng nhân sự và những năng lực khó phát triển.

Đào tạo nhân sự

Khung năng lực cũng là cơ sở quan trọng cho quá trình đào tạo nhân sự như xác định được nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo phát triển đội ngũ nhân viên. Khi xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp sẽ phải xác định được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ ở từng năng lực của vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển lên đồng thời thực hiện đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên. Khung năng lực giúp cho doanh nghiệp biết được năng lực của nhân viên mình đang ở đâu? Cần gì và thiếu gì?…

Xem thêm thông tin việc làm tại Củ Chi, TP.HCM

Đánh giá và xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên phù hợp

Khung năng lực hỗ trợ nhà quản lý thiết lập một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ cho nhân viên. Qua Khung năng lực, người quản lý sẽ có cách hiểu chung về những gì sẽ được kiểm soát, đo lường và xác định, những gì cần tập trung và thúc đẩy trong thảo luận đánh giá thành tích.

Tóm lại, Khung năng lực giúp cho nhà quản lý thực hiện tốt những công việc như: Tuyển dụng nhân sự, Đào tạo, khen thưởng, đãi ngộ và trả lương phù hợp cho nhân viên. Ngoài ra khung năng lực tạo ra sự công bằng trong tổ chức và tiết kiệm nhiều chi phí về thời gian, tài chính.

Cách xây dựng khung năng lực hiệu quả

Bước 1: Chuẩn bị

Để xây dựng khung năng lực phù hợp và có tính ứng dụng cao cho tổ chức, bạn không nên bỏ qua bước chuẩn bị này. Đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, thiết lập rõ ràng hệ thống các chức danh và mô tả nhiệm vụ - quyền hạn tương ứng. Bởi vì các năng lực cần thiết sẽ không thể xác định nếu như không có mục tiêu sử dụng. 

Bước 2: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Có 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực, đó là: xây dựng mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ khung năng lực có sẵn. 

• Nếu lựa chọn xây dựng mới hoàn toàn, bạn có thể dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập trong quá trình các nhân sự làm việc. Một số phương pháp có thể sử dụng như: quan sát, phỏng vấn, khảo sát bảng hỏi,…
• Nếu sử dụng bộ khung năng lực có sẵn, đây sẽ là một giải pháp khá tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard, bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD),…sau đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp. 

Kết quả cần đạt của bước này đó là định nghĩa các năng lực cần có của doanh nghiệp và mô tả các cấp độ của nó.

Bước 3: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Bước tiếp đó là xây dựng khung năng lực (mô hình năng lực) chi tiết cho từng vị trí trong tổ chức của bạn. Từ bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp, tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho các chức danh. 

Trong quá trình lựa chọn, nhà quản lý nên thực hiện khảo sát các nhóm nội bộ để thảo luận thêm về mức độ sử dụng các năng lực và nhất định phải bám sát, dựa trên nhiệm vụ của mỗi chức danh đã chuẩn hóa trước đó.

Bước 4: Triển khai – Cải tiến 

Sau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu.

Xem thêm thông tin tuyển dụng việc làm tại Quận 2, TP.HCM

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com chắc hẳn các bạn đã biết lợi ích mang lại từ Khung năng lực, doanh nghiệp nên xây dựng một bộ Từ điển năng lực và Khung năng lực mang tính đặc trưng riêng của công ty mình để đảm bảo cho sự phát triển nâng cao năng lực nhân sự theo chiến lược kinh doanh.