Nguyên tắc 80/20

Cuộc sống mỗi ngày trôi qua với vô vàn thách thức đến từ công việc lẫn cuộc sống cá nhân, khiến nhiều người thường cảm thấy quá tải và có xu hướng đổ lỗi cho việc thiếu thời gian. Tuy nhiên, trên thực tế, nguyên nhân quá tải lại xuất phát từ việc chúng ta không biết sử dụng thời gian một cách hiệu quả.Không có phương pháp nào khiến một ngày trở nên dài hơn, song có cách để chúng ta tận dụng tối đa thời gian, mà nguyên tắc Pareto 80/20 là một ví dụ điển hình. hãy cùng Sieunhanh.com tìm hiểu thêm về nguyên tắc 80/20

Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) là gì?

Ban đầu, Nguyên tắc Pareto đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số.

Sau này, tổng quát hơn, Nguyên tắc Pareto trở nên nổi tiếng với cái tên khác là Nguyên tắc 80/20, và được coi như một quy định ngầm (không phải luật bắt buộc thực hiện) mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Nguyên tắc này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:

• 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
• 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
• 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
• 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng

Cần lưu ý rằng các con số phân phối không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%. Điểm mấu chốt mà Nguyên tắc Pareto muốn đề cập là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống (nỗ lực, phần thưởng, đầu ra,...) không được phân phối đồng đều - một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác.

Cuộc sống luôn không công bằng một cách hoàn hảo. Điểm mấu chốt của sự bất cân bằng là mỗi đơn vị đầu vào (công việc, thời gian, nỗ lực,...) không mang lại cùng một giá trị đầu ra.

Thử tưởng tượng, nếu bạn đang sống trong một thế giới hoàn hảo, mọi nhân viên sẽ đóng góp cùng một giá trị cho tổ chức, mọi lỗi sai đều quan trọng như nhau, mọi tính năng đều được người dùng yêu thích như nhau. Một cá nhân nếu cố gắng làm việc gấp đôi thì kết quả thu về cũng nhiều gấp đôi tương ứng. Khi ấy việc lập kế hoạch công việc sẽ rất dễ dàng.

Nhưng thực tế không đi theo một đường thẳng như vậy. Cùng xem biểu đồ thể hiện Nguyên tắc Pareto sau:

Trong sự phân tích của Nguyên tắc Pareto, cứ trong số 5 phương án lựa chọn (đồ vật, ý tưởng, con người,...) của đội nhóm thì sẽ có một đáp án tuyệt vời. Đáp án đó sẽ dẫn đến phần lớn tác động tích cực lên đội nhóm (đường màu xanh lá cây). Còn lại, đường màu đỏ tượng trưng cho giả định không bao giờ xảy ra: mỗi đơn vị đầu vào đóng góp chính xác cùng một lượng đầu ra giống nhau.

Sự phân phối điển hình này có thể được minh hoạ dễ hiểu hơn dưới dạng biểu đồ tròn - một phần lớn thành quả chiếm 80% được tạo thành từ 20% sự nỗ lực.

Tất nhiên, tỷ lệ này có thể thay đổi, dao động xung quanh các tỷ lệ 80/20, 90/10 hoặc 90/20. Điểm mấu chốt là hầu hết mọi thứ không phải là 1:1.

Vì sao Nguyên tắc Pareto lại hữu ích trong doanh nghiệp?

Nguyên tắc Pareto giúp bạn hình thành động lực tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.

Cùng xét ví dụ thú vị về nghệ thuật. Có thể 80% bức hoạ nổi tiếng Mona Lisa được vẽ trong 20% ​​đầu của tổng thời gian, nhưng nó không thể trở thành kiệt tác nếu Leonardo da Vinci không dành gấp 4 lần thời gian đó để vẽ tỉ mỉ các chi tiết.

Kinh nghiệm dành cho bạn: Nếu bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, bạn cần nỗ lực cho tất cả 100%. Còn nếu bạn đang cố gắng có được kết quả tốt cho số tiền bạn bỏ ra, có thể cân nhắc tập trung vào 20% hoạt động tạo ra nhiều kết quả nhất.

Lưu ý rằng, Nguyên tắc Pareto không khuyên bạn chỉ cần tập trung nỗ lực cho 80% phần việc quan trọng. Có thể đúng là 80% cây cầu được xây dựng trong 20% ​​đầu tiên của quãng thời gian, nhưng bạn vẫn cần phần hoàn thiện còn lại để cây cầu có thể hoạt động.

Nguyên tắc Pareto là một kết quả đúc rút từ thực tế, chứ không phải là quy luật tự nhiên.

Nếu bạn có được nhận thức toàn diện rằng nguyên tắc Pareto có mặt trong phần lớn khía cạnh, hoạt động của doanh nghiệp, bạn sẽ có được hành động đáp trả như quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực tối ưu nhất.

Làm thế nào để biết điều gì là quan trọng?

Hai điều quan trọng nhất thường là những điều khó khăn và phức tạp nhất. Chúng ta thường có xu hướng thích trì hoãn và làm những việc không quan trọng trước, thay vì nỗ lực hoàn thành các việc thực sự quan trọng.

Bạn nên viết ra 6 điều ưu tiên cần thực hiện vào ngày mai. Sau đó, gạch bỏ 5 điều và chọn ra điều quan trọng nhất cần phải làm và viết lên đầu danh sách. Hãy cố gắng thực hiện điều đó trong 1 – 1,5 giờ mỗi buổi sáng. Đừng để bất cứ thứ gì khiến bạn bị gián đoạn. Cố gắng không nghĩ về những nhiệm vụ khác. Nếu bạn nhớ ra một nhiệm vụ khác, hãy viết nó ra giấy và thực hiện sau khi hoàn thành điều quan trọng nhất.

Nếu bạn là một người làm việc tự do, bạn sẽ không nhận được chế độ bảo hiểm xã hội, ngày nghỉ, trợ cấp thất nghiệp, lương hưu… Theo lẽ thường, bạn có thể sẽ nhận thêm nhiều dự án để đảm bảo thu nhập, thực hiện nguyên tắc đầu tư "không đặt tất cả trứng vào 1 giỏ".

Tuy nhiên, nhiều khả năng, 80% các dự án của bạn lại chỉ mang tới 20% lợi nhuận. Vì vậy, nếu bạn tập trung vào các khách hàng lớn, tăng cường mối quan hệ lâu dài với họ, thay vì tham gia nhiều dự án khác nhau, bạn sẽ nhận được 80% lợi nhuận với chỉ bỏ ra 20% nỗ lực.

Steve Jobs cũng áp dụng nguyên tắc Pareto trong kinh doanh. Thực tế, nó đã giúp ông cứu Apple khỏi nguy cơ phá sản. Cũng như Steve Jobs, nếu việc kinh doanh của bạn gặp vấn đề, đã đến lúc dừng việc theo đuổi hàng trăm mục tiêu về cải tiến sản xuất mỗi ngày mà hãy tập trung vào những thế mạnh của công ty.

Nếu bạn là người quản lý, bạn cần tìm ra những nhân viên chủ chốt, những người tạo ra 80% kết quả công việc và tập trung vào họ trong thời gian khó khăn. Tủ quần áo của bạn có thể đầy ắp những bộ đồ bạn có thể chẳng bao giờ ngó tới. Hãy lên một danh sách những bộ đồ bạn mặc ít nhất 1 lần trong tháng và loại bỏ phần còn lại.

Bạn có rất nhiều người quen và bạn bè xung quanh. Có khi nào bạn nhận ra rằng, chỉ 20% bạn bè thân thiết nhất mới đem đến cho bạn 80% niềm vui và sự chia sẻ trong cuộc sống.

Vậy, làm thế nào để ứng dụng nguyên lý 80/20 vào cuộc sống?

Nếu là một giám đốc điều hành, bạn hãy xác định rõ mục tiêu hàng đầu của tổ chức và những dự án, nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu ấy. 

Nếu làm công việc tự do (freelancer), bạn cần nhìn ra khách hàng tốt nhất và trả nhiều tiền nhất cho mình. Dĩ nhiên, bạn không nên bỏ hết trứng vào một giỏ nhưng quá ôm đồm sẽ dẫn đến kiệt sức. Hãy ưu tiên nguồn thu nhập chính.

Nếu là doanh nhân, bạn hãy cân nhắc những lời mời đầu tư. Dù có vẻ mới mẻ và thú vị, chúng rất dễ khiến bạn xao nhãng mục tiêu chính của mình.

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com các bạn đã hiểu thêm về nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc Pareto 80/20 là một tham chiếu tốt cho các mối quan hệ cũng như công việc của mọi người. Nếu bạn thấy cuộc sống của mình đã bị chi phối bởi những việc không đâu, những mối quan hệ hời hợt mà không có kết quả, đây là cơ hội để bạn thay đổi. Đã đến lúc bạn chắt lọc những điều quan trọng và cần thiết nhất cho cuộc sống, nhìn ra được định hướng cần tập trung đầu tư cho tương lai và giành lại quyền kiểm soát cuộc sống.