Facebook Twitter Youtube
sieunhanh.com Kinh nghiệm làm việc Phân tích công việc

Kinh nghiệm làm việc

Phân tích công việc

30-03-2020

Quản trị nhân sự là công việc của các nhà quản trị trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều yếu tố. Trong đó phân tích công việc cũng là một trong những việc quan trọng cần phải có sự hiểu biết. Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu về phân tích công việc và quy trình phân tích công việc nhé

phan-tich-cong-viec-1

Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, sau đó xác định điều kiện thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cùng các phẩm chất, kỹ năng cần có để hoàn thành. Đây là một quá trình dài mà người quản lý cần có thời gian để ghi chú lại các thông tin liên quan đến bản chất của công việc nhằm đưa ra đánh giá chuẩn xác nhất.

Các dữ liệu thu thập được đóng vai trò then chốt giúp quá trình phân tích công việc diễn ra suôn sẻ, có cơ sở hơn. Cụ thể, phân tích công việc sẽ đi tìm và giải đáp các câu hỏi này:

  • Nhiệm vụ của nhân viên là gì?
  • Thời gian kết thúc công việc?
  • Quá trình thực hiện diễn ra cụ thể như thế nào? Ở đây? Làm thế nào để thực hiện?
  • Lý do cần thực hiện những công việc này?
  • Yếu tố cần thiết giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ?

Tham khảo thêm thông tin tuyển dụng tại Quận 2, TP.HCM

Ý nghĩa của phân tích công việc

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành động nào  cần được  tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ  nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc.

Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:

  • Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên. Loại bỏ những  bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm  của công việc.
  • Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
  • Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo – Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.
  • Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác. Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn của người lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng.
  • Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.
  • Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
  • Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
  • Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
  • Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác. Doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích được thực hiện đầu tiên
  • Có thêm một số công việc mới
  • Công việc thay đổi do tác động của khoa học – kỹ thuật
  • Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc.

phan-tich-cong-viec-2

Quy trình phân tích công việc

Trong quy trình phân tích công việc, tối thiểu phải có các thành phần sau tham gia vào bao gồm: Nhà phân tách, nhân viên và các cấp quản trị trực tiếp như quản đốc hay trưởng phòng.

Trong các tổ chức lớn, thường sẽ có một hoặc nhiều nhà phân tích công việc, tuy nhiên ỏ các tổ chức nhỏ thì cấp quản đốc sẽ chịu trách nhiệm phân tích này. Các công ty, doanh nghiệp nếu thiếu chuyên viên có thể nhờ các chuyên viên tư vấn ở bên ngoài giúp.

Trước khi thực hiện quy trình phân tích công việc, nhà phân tích sẽ phải nghiên cứu kỹ càng về công việc càng nhiều càng tốt thông qua việc xem lại sơ đồ tổ chức, chuyện trò cùng các cá nhân quen thuộc với công việc đó.

Trước khi bắt đầu, người làm công tác quản lý cần phải giới thiệu với nhân viên về các chuyên gia phân tích công việc và cho biết lý do cần phải phân tích công việc. Dù cho thái độ của nhân viên không ảnh hưởng đến nhà phân tích, tuy nhiên nhà phân tích vẫn cần tạo mối tin tưởng hỗ tương với nhân viên. Thất bại trong việc phân tích công việc dễ dàng dẫn đến tình trạng trì trệ trong công việc.

Quy trình phân tích công việc được thể hiện trong 6 bước sau đây:

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc

Cần phải xác định mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới có thể ấn định các phương pháp thu thập thông tin.

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản

Bước tiếp theo của xác định mục đích sử dụng, nhà phân tích công việc sẽ phải xem xét lại thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức, sơ đồ tiến trình công việc (process charts) và bảng mô tả công việc hiện có. Sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này có mối liên kết với các công việc khác như thế nào.

Sơ đồ tiến trình hay còn được gọi là sơ đồ luồng công việc hoặc lưu chuyển đồ (flow of work chart) giúp nhà phân tích hiểu rõ và co tiết từ đầu vào (inputs) tới đầu ra (outputs). Sau cùng bảng mô tả công việc hiện thời sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bảng mô tả công việc hoàn chỉnh hơn.

Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Đây là việc cần thiết khi có nhiều công việc tương tự nhau. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian phân tích các công việc trong dây chuyền sản xuất chẳng hạn.

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

Dừng các phương pháp đã nêu ở phần II để thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động, thái độ ứng xử, điều kiện làm việc, cá tính và khả năng…

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

Cần kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận côn việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện.

Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc

Sau khi hoàn thành bản phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo 2 tài liệu cơ bản, đó là bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc.

phan-tich-cong-viec-3

Xem thêm thông tin tuyển dụng tại Quận Thủ Đức, TP.HCM

Cùng với những sự hiểu biết về phân tích công việc và quy trình phân tích công việc, các nhà quản trị sẽ dễ dàng quản trị nhân sự và công việc của họ hơn. Hi vọng bài viết trên đây của Sieunhanh.com sẽ hữu ích với những người có nhu cầu tìm hiểu về phân tích công việc.

Facebook Twitter Youtube
back-to-top.png