Quản lý tồn kho là gì? Lợi ích của quản lý tồn kho

Công tác quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu lượng hàng tồn kho quá ít, doanh nghiệp sẽ không thể cung cấp đủ sản phẩm cho khách hàng, còn nếu lượng hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây ra hỏng hóc, hao hụt chất lượng hàng và tăng chi phí của doanh nghiệp. Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu về quản lý tồn kho nhé

Quản lý tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là quản lý quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty. Chúng bao gồm quản lý nguyên liệu thô, linh kiện và hàng hoá thành phẩm, cũng như nhập kho và xử lý các mặt hàng đó.

Quản lý tồn kho hiệu quả là kiểm soát lượng hàng tồn hợp lý bao nhiêu là đủ, kiểm soát bằng cách nào,… luôn là một bài toán nan giải cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là một giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán đó – quản lý tồn kho theo thời gian thực (Real-time inventory management).

Quản lý tồn kho là một bộ phận của quản lý chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho giám sát lưu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho và từ các cơ sở này đến điểm bán. Đối với các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp, việc cân bằng các rủi ro của tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho đặc biệt khó khăn. Do đó, doanh nghiệp cần có biện pháp phù hợp để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Tồn kho là một phần quan trọng của công ty, chính vì thế nếu biết cách quản trị hàng tồn kho đúng cách thì có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Có thể tóm gọn vai trò của quản trị hàng tồn kho như sau:

• Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, không bị gián đoạn
• Loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảm phẩm chất, hết hạn do tồn kho quá lâu
• Cân đối giữa các khâu Mua vào  – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ
• Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp

Tham khảo thêm thông tin tuyển dụng việc làm tại Quận 3, TP.HCM

Bạn có thể hình dung công việc và vai trò của quản trị hàng tồn kho thông qua ví dụ cụ thể sau:

• Nhà cung cấp nguyên liệu có chương trình ưu đãi đặc biệt, ví dụ như giảm 50% giá bán với điều kiện lượng hàng mua phải rất lớn hoặc thanh toán tiền mặt.
• Đương nhiên xét về góc độ giá cả, đây là một cơ hội lý tưởng để doanh nghiệp của bạn giảm giá nguyên vật liệu mua vào, từ đó tăng lợi nhuận.

Tuy nhiên về góc độ quy trình quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thì có nhiều vấn đề cần phải xem xét:

• Liệu kho hàng có đủ diện tích chứa lượng hàng hóa nhiều như vậy?
• Cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ để đáp ứng lượng nguyên vật liệu/hàng hóa này?
• Quan hệ cung – cầu: Liệu nhu cầu thị trường trong thời gian tới có tiêu thụ hết lượng hàng hóa này trước khi chúng hết hạn/lỗi thời không?
• Nếu thời gian tồn kho hàng quá lâu, phải tính đến các thất thoát và rủi ro hàng tồn kho. Chi phí để quản lý, bảo quản hàng trong thời gian này là bao nhiêu?
• Doanh nghiệp cần một khoản tiền lớn để thanh toán chi phí mua vào nguyên vật liệu. Trong khi đó có thể dùng tiền này để đầu tư, chi trả cho các hoạt động khác, vậy đầu tư nào sẽ có lợi hơn?

Như vậy, thông qua hoạt động quản trị kho hàng, doanh nghiệp sẽ có quyết định nhập lượng nguyên vật liệu thế nào hợp lý, vừa chớp lấy cơ hội giảm chi phí mua vào, nhưng vẫn phải đảm bảo quá trình lưu trữ, sản xuất, bán hàng diễn ra ổn định.  

Lợi ích của việc quản lý tồn kho hiệu quả mang lại cho bạn:

Cân bằng lượng hàng tồn kho:

Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn biết chính xác lượng hàng mà bạn cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu cầu thực tế.

Quay vòng tồn kho:

Nắm được lượng hàng tồn kho, bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng / quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu.

Giữ chân khách hàng:

Bạn muốn khách hàng sẽ tiếp tục quay lại cửa hàng của bạn? Hãy giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần. Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn.

Lập kế hoạch chính xác:

Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.

Đặt hàng:

Khi có thể quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp với chức năng quản lý tồn kho đơn giản giúp bạn nhanh chóng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách nhanh chóng.

Theo dõi tồn kho:

Nếu doanh nghiệp, cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng. 

Tiết kiệm thời gian:

Quản lý tồn kho của doanh nghiệp trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiêu thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán.

Tiết kiệm chi phí:

Căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách của bạn, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.

Xem thêm thông tin việc làm tại Cần Giờ, TP.HCM

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com có thể thấy quản lý tồn kho là một trong hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp, nắm bắt được lượng hàng hoá tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra nhiều quyết định kinh doanh phù hợp: châm hàng, xả hàng, chuyển kho,… Hiện nay việc quản lý tồn kho thủ công, quản lý bằng sổ sách, phụ thuộc vào kinh nghiệm đã được đơn giản và tối ưu hoá vận hành kho hàng.