Quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Văn hoá ứng xử trong doanh nghiệp là một phần văn hoá doanh nghiệp. Các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp được xây dựng và duy trì, phát triển bền vững sẽ tạo ra mối liên kết chặt chẽ trong toàn doanh nghiệp và đây là nguồn nội lực to lớn của mỗi doanh nghiệp. Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu để biết thêm về văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp nhé

Thế nào là văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp 

Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp là các mối quan hệ ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa con người với công việc, được xây dựng trên những giá trị chung của doanh nghiệp. 

Mỗi doanh nghiệp có một cách văn hóa ứng xử riêng, mang đặc điểm riêng, phù hợp với văn hóa ứng xử của cộng đồng. Sự phát triển của doanh nghiệp phải gắn liền với việc xây dựng, củng cố các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp. Chỉ khi đó doanh nghiệp mới có phát triển bền vững. 

Vai trò của văn hóa ứng xử đối với doanh nghiệp

Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp là một trong những nhân tố góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp với bản sắc riêng.

• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp: Cách ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc, tới sự thành công của doanh nghiệp. Cách cư xử trong doanh nghiệp được mọi người trong doanh nghiệp hưởng ứng, sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc, phát huy tính dân chủ, phát triển khả năng cá nhân của mọi thành viên. Cả doanh nghiệp sẽ gắn kết với nhau trên tinh thần hợp tác, phát triển, cùng đóng góp cho mục tiêu chung. Sự gắn kết đó tạo nên sức mạnh đưa doanh nghiệp tến lên phía trước.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với bản sắc riêng: Văn hóa ứng xử là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Xây dựng, củng cố các mối quan hệ trong doanh nghiệp, chính là cách xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Tham khảo thêm thông tin tuyển dụng tại Hooc Môn, TP.HCM

Nội dung của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần có đầy đủ những nội dung sau:

• Thông điệp cá nhân của lãnh đạo cao nhất về cam kết liêm chính của doanh nghiệp
• Lý do doanh nghiệp cần bộ quy tắc kinh doanh
• Các giá trị cốt lõi, tầm nhìn sứ mệnh mục tiêu của doanh nghiệp
• Giá trị và nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp
• Hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận
• Các bước hành động trong hoàn cảnh gặp tình huống rủi ro tham nhũng
• Cách thức và quy trình tìm kiếm chỉ dẫn hoặc giải pháp cụ thể; địa chỉ khi cần tư vấn.
• Các hình thức khen thưởng khi tuân thủ tốt và hình phạt khi vi phạm

8 bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp riêng nhưng tựu chung sẽ có những quy tắc chính dưới đây:

Bộ quy tắc đối với công việc

• Đối với công viêc, bộ quy tắc này bao gồm:
• Ứng xử trong điều hành và thực thi công việc
• Ứng xử trong sử dụng và bảo quản tài sản
• Ứng xử trong bảo mật thông tin
• Ứng xử khi đi công tác
• Ứng xử đối với nơi làm việc, cảnh quan môi trường

Bộ quy tắc đối với tổ chức

Đối với tổ chức, bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp này bao gồm tất cả những hoạt động, cách thức thực hiện, các lễ nghi sau:

• Cách chào hỏi
• Cách thức giới thiệu và tự giới thiệu
• Cách thức bắt tay
• Cách sử dụng danh thiếp
• Văn hoá nói chuyện và trao đổi
• Nghi thức hội họp
• Nghi thức hội đàm, ký kết, tổ chức tiệc chiêu đãi
• Nghi thức ngồi trên xe ô tô

Bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp đối với khách hàng

Đây là một mục cực kỳ quan trọng mà các chủ doanh nghiệp phải chú ý đến bởi trong xu thế 4.0 hiện nay, dịch vụ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân khách hàng.

Đối với khách hàng chúng ta có thể thiết lập bộ quy tắc như:

 Luôn tìm cách gần gũi khách hàng: Nhân viên kinh doanh hiện nay là những “chú ong thợ” ngày ngày đi tìm kiếm những khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Bạn cần xác định khách hàng tiềm năng của sản phẩm, xây dựng kế hoạch chinh phục khách hàng, dành thời gian quan tâm và gặp gỡ các khách hàng cũ.

• Chúng ta bán dịch vụ hoàn hảo: Bạn phải tâm niệm như vậy trong suốt quá trình bán hàng nhằm đưa tới cho khách hàng một sản phẩm và dịch vụ tốt. Bạn cần tham khảo Quy trình bán hàng của Khối kinh doanh. 
• Chăm sóc khách hàng là hoạt động then chốt: Chăm sóc khách hàng là một việc làm cho khách hàng hoàn toàn hài lòng về công ty. Việc khách hàng hoàn toàn hài lòng sẽ tăng uy tín của công ty bởi vì một khách hàng hài lòng sẽ nói cho ít nhất 10 người khác nghe. Là nhân viên bạn phải đọc và hiểu rõ Quy trình chăm sóc khách hàng để áp dụng vào thực tế. 
• Sự hài lòng của khách hàng được bắt đầu từ lúc bạn tươi cười chào đón họ. Nụ cười của bạn sẽ giúp khách hàng thoải mái và cảm thấy gần gũi với bạn. Bằng quan hệ thân thiện, bạn có thể xây dựng niềm tin cho khách hàng thông qua sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp. Có thể viết thư hoặc tặng quà cho khách hàng vào các ngày quan trọng như: ngày sinh nhật, ngày cưới,…
• Luôn đánh giá sự hài lòng của khách hàng: Sự hài lòng của khách hàng sẽ phản ánh những nỗ lực của bạn trong quá trình kinh doanh sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
• Nghệ thuật lắng nghe khách hàng: Khi khách hàng phàn nàn, bạn cần phải
  • Không nổi nóng hoặc khó chịu; lắng nghe khách hàng và ghi chép chi tiết; giải thích, nhận lỗi (nếu có) và giải pháp; 
  • Tách khách hàng phàn nàn ra khỏi đám đông: mời vào phòng riêng để trao đổi, tự tay rót nước mời khách là cử chỉ thân thiện,.. 
  • Nếu có thể, hãy kết luận và giải quyết ngay, 
  • Liên lạc với khách hàng phàn nàn để cảm ơn sau khi đã giải quyết xong

Bộ quy tắc đối với đồng nghiệp

Trong ứng xử với đồng nghiệp chúng ta có thể dựa trên các quy tắc sau:

• Các cán bộ nhân viên khi gặp nhau phải chào hỏi lịch sự, đúng mực.
• Tin tưởng, tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau, chân thành hợp tác và gắn bó tập thể nhằm xây dựng đơn vị đoàn kết, môi trường làm việc thân thiện.
• Lắng nghe, tiếp thu các ý kiến đóng góp của đồng nghiệp. Chân thành và thẳng thắn khi góp ý hay có bất đồng với đồng nghiệp....

Bộ quy tắc đối với cấp trên/ cấp dưới

Đối với lãnh đạo và nhân viên, quy tắc ứng xử gồm có:

Đối với lãnh đạo với nhân viên

Bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp đối với nhân viên bao gồm:

• Lãnh đạo tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến.
• Lãnh đạo phải biết lắng nghe đề xuất và các ý kiến phản hồi của nhân viên; biết khen, khuyến khích động viên, phê bình nhân viên đúng lúc, đúng chỗ.
• Lãnh đạo phải đáp lại bằng cử chỉ chào hỏi thân thiện (hoặc có thể gật đầu mỉm cười đáp lại) khi nhân viên cấp dưới chào mình...

Nhân viên đối với Lãnh đạo

Nhân viên phải tự khẳng định được vai trò của mình, phải trở thành người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo

• Giữ thái độ nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với Lãnh đạo.
• Chấp hành nghiêm túc các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện mọi nhiệm vụ được phân công.
• Tôn trọng ý kiến của cấp trên.
• Giữ gìn và bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên. Khi có ý kiến đóng góp cần trình bày trực tiếp, thẳng thắn và thiện chí.
• Khi thực hiện quyết định của cấp trên, nếu phát hiện quyết định đó trái pháp luật, làm ảnh hưởng tới lợi ích chung, hoặc không phù hợp với thực tế thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định...

Bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp đối với cộng đồng, xã hội, môi trường sống

Với phần này, quy tắc văn hóa doanh nghiệp sẽ bao gồm các mục sau:

• Đối với nơi làm việc
• Đối với cảnh quan môi trường

Bộ quy tắc đối với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia

Xây dựng bộ quy tắc VNDN giúp nhân viên có cách thức ứng xử phù hợp với các cơ quan chức năng

Tùy thuộc vào đặc thù công ty, bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp sẽ bao gồm: 

• Đối với các bộ, ngành, cơ quan chức năng
• Đối với cán bộ, công nhân viên của bộ, ngành, các cơ quan chức năng
• Đối với nền kinh tế
• Đối với quốc gia

Bộ quy tắc đối với việc thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

Đây là phương án mà các doanh nghiệp thường áp dụng như là một chiến lược nhằm tìm kiếm lợi nhuận dài hạn, đi cùng với phúc lợi xã hội cũng như bảo vệ môi trường, được thể hiện qua các mặt:

• Bảo vệ môi trường
• Đóng góp cho cộng đồng xã hội
• Thực hiện tốt trách nhiệm với nhà cung cấp
• Bảo đảm an toàn và lợi ích cho người tiêu dùng
• Quan hệ tốt với người lao động

Xem thêm thông tin tuyển dụng việc làm tại Quận 5, TP.HCM

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com có thể thấy bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần được xây dựng ngay từ những ngày đầu doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Bởi một doanh nghiệp chỉ có thể thực sự hoạt động hiệu quả, bền lâu khi có một bộ quy tắc ứng xử khoa học, hợp lý.