Bí quyết giao việc hiệu quả cho nhân viên

Giao việc cho nhân viên sao cho hiệu quả và hợp lý là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng khi bạn đang trong cương vị của một nhà lãnh đạo. Bạn cần biết rõ nên giao việc gì, cho ai, giao việc như thế nào và hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu về kỹ năng giao việc 

Lợi ích của giao việc

• Nhiều công việc được thực hiện trong cùng thời gian sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu.
• Trách nhiệm nhân viên được xác định và nâng lên, nhân viên trở nên quan tâm và có trách nhiệm.
• Sự phân công trách nhiệm quyền hạn rõ ràng sẽ giúp cho việc kiểm tra của nhà lãnh đạo bớt khó khăn hơn.
• Tân dụng hết nguồn nhân sự và năng suất làm việc tăng lên.
• Nếu không biết giao việc dẫn đến nhân viên tự làm, hỏng nhiều và nhà quản lý phải xử lý sự vụ nhiều hơn.
• Nhân viên trưởng thành tiến bộ.
• Chất lượng làm việc của từng cá thể được đánh giá chính xác hơn.
• Những việc bồi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới mọi người. Nhân viên cảm thấy thoả mãn và dễ đồng tình hơn.
• Người lãnh đạo có thời gian để làm những công việc mà không thể giao cho người khác được. Người lãnh đạo có nhiều thời gian để lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện cà kiểm tra.

Bí quyết giao việc hiệu quả

Đừng chỉ hỏi câu “hiểu chưa”

Người quản lý thường có thói quen hỏi “đã hiểu chưa”. Rất nhiều nhân viên trong trường hợp này, mặc dù không thật hiểu hay nắm rõ chi tiết nhưng cũng tặc lưỡi trả lời “hiểu” vì sợ người lãnh đạo sẽ coi thường mình ngay lúc bắt tay vào việc. Tránh câu hỏi này đi và chỉ dẫn cặn kẽ trước mỗi công việc mới và hỏi về thu hoạch của mỗi nhân viên sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Nêu rõ tiêu chuẩn và thời hạn công việc

Nhân viên nên biết rõ mục tiêu cụ thể nhiệm vụ mà mình được giao, tầm quan trọng cũng như mối quan hệ với những công việc khác để định ra thời gian hoàn thành. Khi đã quy định rõ về điểm này rồi nhân viên mới có những định hướng cơ bản. Giao việc không chỉ đơn thuần là ra lệnh mà quan trọng nhất là định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên. Bắt đầu giao việc cụ thể tốt hơn là theo dõi từng giờ, sau đó tạo điều kiện để nhân viên phát huy năng lực làm việc độc lập.

Giao việc rồi hỏi thăm định kỳ

Đừng giao việc xong là phó mặc, chờ cấp dưới dâng thành quả lên. Sếp cũng không nhất thiết phải theo dõi từng động thái của nhân viên nhưng cần phải chú ý đến tình hình của nhân viên. Khi cần phải đưa ra những ý kiến đóng góp, khi khích lệ nhân viên “được đấy” hay “làm như thế này thì tốt hơn”. Nếu công việc đòi hỏi yêu cầu khắt khe về thời gian cần nhắc nhở nhân viên chú ý về mặt tiến độ.

Chuẩn bị cho lần giao việc sau

Mỗi lần giao việc tiếp, người quản lý cần tổng kết lại những biểu hiện của nhân viên, hi vọng cải thiện lần sau. Cũng cần lắng nghe những phản hồi của chính nhân viên, cân nhắc và tìm ra phong cách làm việc phù hợp với nguyện vọng của nhân viên và lợi ích của công ty. Tuy nhiên quan trọng nhất chính là việc nhà quản lý đánh giá, làm những phép so sánh để có những điều chỉnh cho lần giao việc lần sau.

Không nhất thiết phải giao những việc lớn

Cho dù chỉ là việc thông thường nhất, vẫn cần phải giao việc chứ không cứ gì nhiệm vụ lớn. Với nhân viên mới, càng cần phải tuần tự từ lớn đến nhỏ, ngoài kỹ năng còn rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm và tạo nên sự tự tin của nhân viên. Một nhiệm vụ quan trọng có thể chia nhỏ hay phối hợp các nhân viên với nhau để tạo điều kiện cho tất cả các nhân viên đều có thể biểu hiện năng lực cũng như sự cố gắng của mình.

Trước tiên phải lên giây cót tinh thần rồi mới giao việc

Nói chung, người quản lý cần liệt kê rõ những việc cần làm trong một ngày, với những việc “không thể thay thế hoặc “vô cùng quan trọng” phải kèm theo những chỉ dẫn riêng. Điều này càng khiến cho mọi việc có trật tự. Nếu đã có mức thưởng hay chế độ tổng hợp dành cho từng nhiệm vụ càng cần thông báo cụ thể cho nhân viên. Tránh thay đổi đột xuất kế hoạch hay người phối hợp mà không có lý do chính đáng.

Phạm vi giao việc nên được làm rõ

Rất nhiều nhân viên thường tự ý, nhiều lúc vượt quá quyền hạn của mình. Vì thế trong quá trình giao việc, quan trọng nhất là định rõ hạn mức công việc để mọi người đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can thiệp không cần thiết vào phần việc của người khác.

Để thuận lợi cho việc phối hợp giữa các khâu nối tiếp, cần chú ý lập bảng thời gian hoạt động và yêu cầu người phụ trách từng phần việc đảm bảo.

Tìm đúng người để giao việc

Người mà bạn chỉ định nếu có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc không mấy có trách nhiệm thì nguy hiểm hơn nhiều. Tiêu chuẩn đầu tiên để ủy thác trọng trách là khả năng chuyên môn tinh thần trách nhiệm của nhân viên với công việc

Với những nhân viên có phong cách làm việc tỉ mỉ, cẩn trọng có thể bố trí họ vào những vị trí kiểm định. Nhân viên sáng tạo năng động có thể tổ chức vào nhóm giải pháp. Đây là những vị trí cần có để đảm bảo đến giờ phút cuối mọi công việc đều tránh được những sai sót và đạt hiệu quả nhất định.

Định hướng phương thức

Nói với nhân viên khi họ gặp khó khăn có thể tìm đến ai để trông cậy sự giúp đỡ đồng thời chỉ rõ cần những công cụ gì hỗ trợ. Khi bạn giao việc đồng nghĩa với giao lại quyền hạn ở lĩnh vực đó nên có thể yêu cầu người phụ trách lựa chọn cộng sự và đưa ra kế hoạch hành động.

Tuy vậy cũng hãy cho nhân viên thấy rõ: bất cứ lúc nào họ cũng có thể nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên để có kết quả công việc tốt nhất.

Tham khảo thêm thông tin tuyển dụng tại Nhơn Trạch, Đồng Nai

Giúp nhân viên trưởng thành và thành đạt

Giao việc chính là cách để nhân viên trưởng thành hơn. Vì thế khi giao việc hãy nghĩ đến việc nhân viên học được điều gì. Đừng chỉ vì sếp quá bận mà giao nhiều việc cho nhân viên, sẽ giống như giúp việc cho sếp mà thôi. Quan trọng nhất là làm thế nào để nhân viên biết việc mình làm không phải để giúp ai mà cho chính mình: phát huy khả năng, khẳng định vị trí và đạt đến một mức đãi ngộ xứng đáng.

Những trở ngại từ nhà lãnh đạo trong giao việc

• Nhà lãnh đạo không biết điều hành, phân công.
• Nhà lãnh đạo cho rằng họ có thể làm việc này tốt hơn những người khác trong tổ chức.” Tôi tự làm mọi việc thì nhanh hơn và dễ dàng hơn, bởi vì tôi hiểu chúng rõ hơn và biết cách làm”. Hay “Công tác quản lý đòi hỏI tôi phảI đảm trách những nhiệm vụ thật sự quan trọng theo một cách riêng”.
• Nhà lãnh đạo sợ các nhân viên sẽ không thích, nếu họ trông đợi ở nhân viên của họ quá nhiều.
• Nhà lãnh đạo không chắc chắn vào người nào để giao việc.”Tôi không tin tưởng khi giao việc cho nhân viên làm một mình”.
• Nhân viên thiếu kinh nghiệm và nhiệt tình.
• Nhân viên sợ trách nhiệm.
• Nhân viên sợ phê bình và tránh việc mạo hiểm

Những khó khăn trong giao việc:

• Nhà lãnh đạo thường chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt vô nghĩa
• Các nhân viên luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công việc
• Các nhân viên họ nói rằng họ quá bận rộn
• Nhà lãnh đạo cho rằng, giao việc đó cho nhân viên sẽ mất thời gian hơn là tự làm
• Công việc điều hành cao, cần phảI có chữ ký của nhà lãnh đạo và tài liệu chính, như hoá đơn vận chuyển và nhận hàng.
• Nhà lãnh đạo nghĩ rằng:”Nếu giao việc cho nhân viên thì không còn việc gì làm”.
• Nhà lãnh đạo không đủ hiểu biết để kiểm tra và điều hành công việc.
• Các nhân viên được giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhà lãnh đạo cách thực hiện và xin giúp đỡ.
• Một vài nhân viên được giao quá nhiều việc và một số nhân viên khác lại không có việc làm.
• Các nhân viên không hiểu biết về điều lệ cũng như mục tiêu của tổ chức .
• Các nhân viên thường không làm theo phương pháp của nhà lãnh đạo.
• Nhà lãnh đạo giao những công việc ít mang tính thử thách cho hầu hết các nhân viên đã được đào tạo.
• Các nhân viên đang làm việc vựơt quá khả năng của mình.

Những điều nên tránh khi giao việc

• Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ.
• Không bao giờ cho nhân viên những công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc.
• Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc.
• Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên mới và chưa qua thử thách.
• Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản lý mà mọi người đều có thể làm.
• Lơ là hoặc theo dõi chặt nhân viên.
• Ngăn cản, thông báo những thông tin quan trọng liên quan đến nhiệm vụ được giao.
• Bực tức, thất vọng khi thấy nhân viên làm tốt nhiệm vụ.
• Chất đống công việc và để hầu hết nhân viên tin rằng chỉ có mình mới có thể làm được.
• Không khen ngợi và động viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ quan trọng…

Xem thêm thông tin tuyển dụng tại Định Quán, Đồng Nai

Muốn nhân viên hoàn thành tốt công việc thì đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng giao việc hiệu quả. Hãy tham khảo những bí quyết trên của Sieunhanh.com vừa chia sẻ để áp dụng cho doanh nghiệp của mình nhé!