Cách lập bảng mô tả công việc chi tiết đúng chuẩn nhất

Bảng mô tả công việc là tài liệu quan trọng giúp kết nối nhu cầu giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên nhằm tìm ra người phù hợp nhất. Làm thế nào để viết một bản mô tả công việc tốt? Bài viết này sẽ đề cập các lưu ý cần thiết để viết một bảng mô tả công việc tốt. Cùng Sieunhanh.com tham khảo ngay nhé!

1. Khái quát về bảng mô tả công việc

Chắc hẳn mỗi chúng ta khi muốn ứng tuyển vào vị trí nào đó phù hợp với năng lực của bản thân sẽ không còn lạ lẫm gì với các trang tuyển dụng. Với một danh sách dài dằng dặc các vị trí tại các công ty lớn nhỏ khác nhau thì bảng mô tả công việc chính là chìa khóa giúp các ứng viên lựa chọn được những điểm đến thích hợp nhất với mình. Vậy thì bảng mô tả công việc là gì và cách xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn như thế nào?

1.1 Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc hay còn được biết đến với tên tiếng anh là Job Description (JD), được định nghĩa là một tài liệu tóm tắt ngắn gọn các công việc, nhiệm vụ cũng như quyền hạn và trách nhiệm mà một người sẽ đảm nhiệm khi trúng tuyển vào vị trí đang được đề cập tới. 

1.2 Vai trò của bảng mô tả công việc

• Là kết nối nhu cầu giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên thì bảng mô tả công việc còn giúp giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ của các thí sinh dự tuyển, từ đó dễ dàng tìm kiếm được người phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng.
• Dựa trên bảng mô tả công việc thì những người đi xin việc còn có thể tự đánh giá được mức độ phù hợp giữa năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng của bản thân với yêu cầu công việc của các công ty. 
• Không chỉ giúp các nhà quản lý có cơ sở để giao việc cũng như theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên để từ đó có các chính sách đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc phù hợp mà bảng mô tả công việc còn là cơ sở để nhân viên hiểu rõ được mục tiêu, yêu cầu công việc cũng như chức năng nhiệm vụ và quyền hạn, trách nhiệm có được khi trúng tuyển. 

Do vậy, bảng mô tả công việc được đánh giá là có vai trò cực kỳ quan trọng trong suốt quá trình tuyển dụng, đào tạo và làm việc của nhân viên trong công ty, là cơ sở hướng dẫn cụ thể giúp nhân viên làm tròn trách nhiệm và đảm bảo yêu cầu công việc một cách tốt nhất, từ đó đóng góp vào quy trình làm việc chung của bộ phận và cả doanh nghiệp. 

1.3 Nội dung của bảng mô tả công việc

1.3.1 Vị trí công tác/ Chức vụ định danh

• Trong quá trình lên kế hoạch tuyển dụng thì chắc chắn các nhà quản lý phải xác định trước về nhiệm vụ mà người trúng tuyển cần phải đảm nhiệm. Thế nhưng việc quyết định tên vị trí công tác hoặc chức vụ định danh là một việc không mấy dễ dàng bởi nó phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
• Sử dụng một cụm từ hoặc một tiêu đề ngắn gọn để tóm tắt nhiệm vụ tổng thể của vị trí cần tuyển dụng. Trong trường hợp này người soạn thảo cần lưu ý rằng những tiêu đề khác nhau sẽ biểu đạt ý nghĩa công việc khác nhau và tên vị trí/chức vụ định danh phải được thống nhất trong suốt quá trình làm việc. Ví dụ cùng một vị trí thư ký nhưng trong một số tổ chức, bảng mô tả công việc thư ký là người đảm nhiệm các công việc liên quan đến công tác quản trị văn phòng. Trong các doanh nghiệp lớn hơn thì vị trí công tác lại là Office Manager hoặc Thư ký công ty, thư ký bán hàng và tiếp tân. 
• Vị trí công tác/ Chức vụ định danh phải bao gồm thông tin chung của bộ phận.
• Ngoài ra trong phần này bạn cũng cần nêu tên của cấp trên trực tiếp hoặc các quản lý có liên quan khác hoặc cấp dưới thuộc quyền quản lý (nếu có).

1.3.2 Mục đích công việc

Trong phần này, bạn cần tập trung mô tả định hướng và mục tiêu chính của công việc cần tuyển dụng. Muốn làm tốt được phần này thì bạn cần thỏa mãn các điều kiện sau:

• Giải thích được tại sao vị trí này cần tuyển dụng?
• Nêu ra được vai trò của vị trí cần tuyển dụng trong quá trình vận hành chung của bộ phận và của doanh nghiệp
• Mô tả mục đích công việc một cách ngắn gọn trong vòng 1 - 2 câu.
• Mô tả mục đích công việc cần thể hiện được mong muốn và kỳ vọng cũng như yêu cầu công việc đối với các ứng viên trong tương lai.

1.3.3 Mô tả nhiệm vụ

Đây được coi là phần quan trọng nhất trong các bảng mô tả công việc. Yêu cầu lớn nhất của phần nội dung này chính là người viết cần phải phác thảo được toàn bộ nhiệm vụ mà người trúng tuyển cần phải hoàn thành theo một thứ tự ưu tiên, từ đó giúp cho các ứng viên hiểu rõ hơn mình cần phải làm gì sau khi được nhận. 

• Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên giảm dần và bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất mà nhân viên sau khi trúng tuyển phải hoàn thành.
• Thống kê thang đo kết quả và các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo yêu cầu của từng bộ phận. Có thể sử dụng KPI, Deadline hoặc các tiêu chuẩn khác phù hợp.
• Mô tả cách thức mà người đảm nhiệm vị trí cần làm để hoàn thành các nhiệm vụ. Trong mục này bạn cần lưu ý tóm tắt một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất giúp người đọc hình dung ra công việc của mình, không cần đi sâu vào từng chi tiết cụ thể để tránh dài dòng và tạo tâm lý e ngại, lo lắng cho các ứng viên.

Trong một số trường hợp cụ thể với các công việc đặc thù thì người viết cần phân loại tỷ lệ phần trăm thời gian được phân bổ cho mỗi nhiệm vụ chính trong bảng mô tả công việc hàng ngày. Điều này giúp cho người đảm nhiệm có thể phân bổ và quản lý thời gian làm việc của mình một cách hợp lý sao cho kết quả thu được là tối ưu nhất. 

1.3.4 Yêu cầu công việc (Trình độ, bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng)

• Dựa trên danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành mà người viết có thể xác định được yêu cầu về trình độ, bằng cấp cũng như các kỹ năng mềm và kinh nghiệm cần có để một ứng viên có thể đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ.
• Ngoài ra bạn cũng nên sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên hợp lý bởi việc tìm kiếm một ứng viên đảm bảo đúng và đầy đủ tất cả các yêu cầu mà công ty đặt ra là thực sự khó.
• Do vậy bạn cần xác định được yêu cầu nào là bắt buộc và cần thiết nhất giúp cho nhân viên có đủ khả năng để hoàn thành công việc, các yếu tố khác nếu có thể bồi dưỡng và đào tạo thêm trong quá trình làm việc trong tương lai thì không nên đưa vào danh sách này để tránh tạo ra rào cản cho các ứng viên dự tuyển. 

1.3.5 Tính cách cá nhân

• Đối với một số công việc đặc thù, ví dụ như những công việc có liên quan tới giao tiếp với khách hàng hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng thì bạn cần nêu thêm yêu cầu về tính cách cá nhân bởi người tốt nhất chưa hẳn đã là người phù hợp nhất.
• Trong mục này, người viết cần đưa ra những mong đợi và kỳ vọng của cấp trên đối với vị trí mà các ứng viên sẽ đảm nhiệm trong tương lai để hoàn thành tốt công việc cũng như thăng tiến trong sự nghiệp.
• Ngoài ra tính cách của cá nhân phải phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp nhằm tạo ra môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và hòa đồng giữa các đồng nghiệp với nhau. 

2. Các nguyên tắc cơ bản trong xây dựng bảng mô tả công việc

2.1 Mục tiêu công việc

Bảng mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”

2.2 Chức năng và nhiệm vụ

• Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Để thực hiện được từng chức năng này, bảng mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.
• Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả “làm như thế nào”.
• Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ rang. Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc.
• Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.

2.3 Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

2.4 Yêu cầu năng lực

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.

3. Mẫu bảng mô tả công việc phổ biến nhất hiện nay

Tham khảo thêm >>> 1000+ tin tức tuyển sinh minh thành chơn thành

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm được những nội dung cần có để xây dựng bảng mô tả công việc đúng chuẩn. Hãy tiếp tục theo dõi những bài viết tiếp theo của Sieunhanh.com để không bỏ lỡ những tin tức thú vị và bổ ích khác nhé!