Cách viết mail xin nghỉ việc khéo léo nhất

Xin nghỉ việc luôn là một việc khó nói gây nhiều khó xử cho cả người xin nghỉ và lãnh đạo. Nhiều nhân viên có tiếng tốt trong suốt thời gian làm việc nhưng đến khi xin nghỉ thì lại bị chê là kém duyên. Vậy viết mail xin nghỉ thế nào cho chuyên nghiệp, tinh tế? Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu cách viết mail xin nghỉ việc

Những điều cần biết trước khi viết Mail xin nghỉ việc:

• Phải chắc chắn bạn muốn rời bỏ công việc đang làm trước khi nộp đơn nghỉ việc. Một khi đơn đã được gửi đi, rất khó để lấy lại.
• Cân nhắc mọi lựa chọn trước lúc viết đơn. Biết đâu sếp sẽ đề nghị với bạn điều gì đó khiến bạn thay đổi quyết định? Bạn có nên thảo luận với sếp về những điểm chưa hài lòng trong công việc hiện tại, hay đề nghị hấp dẫn hơn mà bạn nhận được?
• Đánh máy đơn xin thôi việc vì đơn viết tay trông không chuyên nghiệp. Ngay cả khi sắp nghỉ làm, bạn vẫn nên quan tâm đến hình thức lẫn nội dung lá đơn, vì nó sẽ được lưu trong hồ sơ của bạn và có thể lọt vào mắt của những nhà tuyển dụng tương lai.
• Đảm bảo đây là mẫu đơn thích hợp có đầy đủ ngày tháng làm đơn, tên và địa chỉ của bạn lẫn sếp ở phần đầu (nếu bạn làm cho công ty nước ngoài). Thông báo về việc từ chức và đưa ra ngày tháng cụ thể trong đơn.Chuyển thẳng đơn cho người giám sát.
• Cảm ơn sếp vì những cơ hội ông/bà ấy đã mang lại và bày tỏ lòng biết ơn với công ty. Điều này có thể chỉ mang tính thủ tục, nhưng bạn vẫn nên làm vì không ai lại muốn “bớt bạn, thêm thù”. Một ngày nào đó, có khả năng bạn lại cần đến sự tiến cử của vị sếp này. Lời cảm ơn được đánh giá cao ở nhiều trường hợp, nhưng nếu chủ ý nhắm vào một tuyên bố “chống lại” sếp, đơn của bạn chỉ cần nêu rõ ngày tháng mà việc từ chức có hiệu lực.

• Cố gắng không giải thích tại sao bạn ra đi, lý do bạn ghét công việc đang làm, nơi bạn định xin đầu quân, lương bổng cao hơn thế nào khi nhận việc mới… Hãy chỉ khẳng định bạn sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp thay thế trong giai đoạn “giao thời” trước khi chính thức nghỉ việc.
• Đừng quên để “Kính thư” (Sincerely) hoặc lời chào lịch sự tương tự và ký tên ở cuối đơn. Bạn có thể trực tiếp đưa đơn cho người giám sát hoặc theo đúng quy trình tại nơi làm việc.
• Chờ sếp trao đổi về quyết định thôi việc của bạn. Khi đó, nên tỏ ra thật nhã nhặn và đừng tận dụng dịp này làm cơ hội trút giận. Nếu được, hãy ra đi trong bầu khí hòa bình và thân thiện.

Bí quyết khi viết email xin nghỉ việc

Lý do thuyết phục

Khi nhìn thấy tiêu đề email xin nghỉ việc, chắc hẳn giám đốc sẽ muốn biết lý do của bạn là gì. Một lý do hợp tình hợp lý sẽ giúp bạn rời khỏi công ty một cách dễ dàng hơn. Chẳng hạn, nếu sếp của bạn là người luôn muốn tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi và phát triển nhưng tiềm lực công ty không đủ để làm được điều này. Bạn hãy viết lý do xin nghỉ việc là cần một môi trường mới với nhiều cơ hội hơn.

Đừng bao giờ đưa ra các lý do chung chung như muốn có thời gian nghỉ ngơi, chăm sóc gia đình hay bận việc riêng…Sếp có thể duyệt cho bạn nghỉ phép dài ngày, khi ấy quá trình xin nghỉ việc của bạn sẽ bị kéo dài và trở nên gian nan hơn đấy.

Ghi rõ thời gian nghỉ việc

Hãy ghi rõ thời gian cụ thể khi muốn nghỉ việc chính thức để công ty có thời gian tìm người mới thay thế. Nếu là hợp đồng theo thời vụ thì bạn phải xin nghỉ trước ít nhất 3 ngày, nếu là hợp đồng xác định là 30 ngày và nếu là hợp đồng không xác định thời gian là 45 ngày.

Bàn giao công việc đầy đủ

Chắc chắn rằng, công việc của bạn vẫn còn đang dang dở. Hãy báo cáo lại tình trạng của từng đầu việc với người quản lý trước khi bạn rời khỏi vị trí. Đồng thời cũng sẽ cố gắng giữ liên lạc và hỗ trợ hết mình nếu có vấn đề xảy ra sau khi nghỉ việc.

Đừng quên lời cảm ơn

Dù thời gian làm việc với công ty không quá dài nhưng đều mang cho bạn những trải nghiệm nhất định. Chúng giúp bạn trưởng thành, có kinh nghiệm hơn. Do vậy, đừng quên gửi lời cảm ơn đến sếp và đồng nghiệp cũ của mình. Trong trường hợp này, hai chữ “cảm ơn” không bao giờ là vô ích.

Không chỉ trích, phê phán

Cho dù bạn bất mãn với công việc, cấp trên hay đồng nghiệp thì cũng đừng bao giờ viết chúng trong email xin nghỉ việc của mình nhé. Email xin nghỉ việc là hình thức thông báo đến lãnh đạo công ty và những người ở lại rằng bạn sẽ chia tay công việc hiện tại. Và đó cũng là nơi để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình. Do vậy, dù có thể nào đi chăng nữa cũng phải biết kiềm chế cảm xúc, dùng ngôn ngữ thân thiện, nhã nhặn khi viết đơn xin nghỉ việc bạn nhé!

Cách viết mail xin nghỉ việc

Phần 1: Những điều cơ bản của thư xin nghỉ việc

Bạn không cần phải nói nhiều lời hoa mỹ hoặc phải viết thật sáng tạo. Bạn chỉ cần nói vị trí của mình và ngày chính thức bạn sẽ nghỉ. Có thể bạn đã chia sẻ với sếp về lý do bạn nghỉ việc nên bạn không cần miêu tả ở đây – bạn chỉ cần viết đơn giản ngắn gọn.

Kính gửi [tên sếp bạn],

Tôi xin gửi thư đính kèm như là thông báo chính thức về việc tôi sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí [chức danh]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi là [xxx].

Phần 2: Cảm ơn

Tiếp theo, hãy luôn nhớ cảm ơn công ty bạn vì đã tạo cơ hội cho bạn làm việc và miêu tả những công việc bạn đã từng được giao phó và rất thích vì đã được làm. Tất nhiên trong công việc bạn đã có những giây phút vui vẻ và những dự án thú vị, do đó bạn nên đề cập ngay cả khi bạn nghỉ việc. Hãy nhớ rằng những người đọc được thư này của bạn sẽ là những người có thể là người viết thư giới thiệu cho bạn, cho nên tạo ấn tượng tốt với họ luôn là điều nên làm.

Tôi xin cảm ơn công ty đã cho tôi cơ hội làm việc trong khoảng thời gian [số năm / tháng bạn đã làm]. Tôi rất yêu thích công việc và những cơ hội đã được công ty tin tưởng giao phó. Tôi đã học được nhiều điều bổ ích trong công việc như [xxx], và những kinh nghiệm này sẽ theo tôi trong suốt hành trình nghề nghiệp của mình.

Phần 3: Bàn giao công việc

Cuối cùng, bạn nên nêu rõ về việc bạn sẽ sẵn lòng hỗ trợ công ty trong giai đoạn chuyển giao công việc. Bạn không cần nói quá chi tiết và dĩ nhiên không nên hứa những gì mà bạn không thể thực hiện được. Bạn có thể đảm bảo rằng bạn sẽ bàn giao công việc suôn sẻ và bạn sẽ làm việc đến tận ngày cuối cùng.

Trong tháng cuối cùng làm việc tại công ty, tôi sẽ cố gắng hoàn thành các công việc còn dang dở và hướng dẫn / bàn giao công việc cho các đồng nghiệp. Xin vui lòng thông báo cho tôi biết nếu tôi có thể giúp gì cho công ty trong thời gian chuyển giao này.

Tôi chúc công ty luôn thành công, và tôi hi vọng sẽ vẫn giữ liên lạc với công ty trong tương lai.

Trân trọng,

[Họ & tên bạn]

Tất nhiên bạn có thể điều chỉnh tùy theo kinh nghiệm của bạn và văn hóa công ty, sau đó nộp theo quy trình mà công ty yêu cầu.

Thư nghỉ việc này của bạn sẽ chỉ có thể được Bộ phận Nhân sự lưu lại, nhưng ít nhất bạn có thể chắc được hai điều: Một là, sếp của bạn (sẽ có thể là người giới thiệu cho bạn sau này) sẽ đọc bức thư và có ấn tượng tốt. Hai là, nếu sau này bạn có quay lại công ty làm (việc này khá phổ biến gần đây) thì khi Bộ phận Nhân sự tra lại hồ sơ thì bạn cũng đã có một bức thư xin việc thật chuyên nghiệp.

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com về cách viết mail xin nghỉ việc, hi vọng với những thông tin ở trên, bạn đã biết cách viết mail xin nghỉ việc khéo léo nhất  Chúc bạn luôn vui và thành công với lựa chọn của mình!