Cách viết thông cáo báo chí đúng chuẩn

Thông cáo báo chí là một trong những công cụ PR trong ngành quan hệ công chúng rất hiệu quả để thu hút sự chú ý quan tâm của công chúng. làm thế nào để có thể viết được một bản thông cáo báo chí một cách chỉnh chu đầy đủ thông tin muốn truyền tải. Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu cách viết thông cáo báo chí

Tại sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?

Có rất nhiều lý do khiến các doanh nghiệp phải gửi thông cáo báo chí, một số lý do phổ biến nhất là:

• Thu hút giới truyền thông: khi doanh nghiệp cho ra mắt sản phẩm mới.
• Xây dựng danh tiếng thương hiệu: khi doanh nghiệp muốn nhiều người biết đến mình hơn.
• Tạo dựng backlink từ website lớn và uy tín: khi bạn ra mắt e-book, báo cáo, blog và bạn muốn nhiều người biết đến nội dung đó.
• Cách hiệu quả để quảng bá thương hiệu: một thông cáo báo chí viết tốt sẽ thu hút sự chú ý từ giới truyền thông.

Nên viết thông cáo báo chí khi nào?

Bạn không thể gửi thông cáo báo chí bất cứ lúc nào. Sau đây là những dịp bạn nên viết thông cáo báo chí:

• Khi có tin tức quan trọng
• Khi ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới
• Khi tổ chức một sự kiện
• Khi kết hợp với doanh nghiệp khác trong một dự án
• Khi có nghiên cứu thành công
• Khi chiến thắng một giải thưởng

Thông cáo báo chí cần những nội dung gì?

• Tiêu đề
• Thông tin liên hệ
• Địa điểm
• Thông tin chính
• Bản mẫu

Những điều cần lưu ý trước khi viết TCBC

• Hiểu tổng quan về báo chí: Cách viết tin, bài, thu thập tin tức, phỏng vấn và một số mô hình khi viết tin của nhà báo.
• Hiểu đặc thù của những báo, đài nhận TCBC: Mỗi tờ báo thường ưu tiên đưa những tin tức khác nhau, VD báo Tuổi Trẻ ưu tiên những tin tức về Giáo dục, từ thiện; báo Sài Gòn Giải phóng ưu tiên đưa tin tức về chính trị…
• Hiểu rõ nội dung cần viết TCBC: Để viết  được TCBC tốt và nhanh chóng, người viết TCBC cần có những hiểu biết nhất định liên quan đến nội dung cần viết TCBC.
• Chủ đề của TCBC là gì: Xác định được chủ đề rồi thì TCBC sẽ được viết rất rõ ràng, không lan man.
• Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC: Người viết TCBC cần xác định xem doanh nghiệp/tổ chức muốn đạt được điều gì qua TCBC.
• Tổng hợp thông tin, số liệu, dữ liệu đưa vào TCBC.

Cách viết một bản thông cáo báo chí đúng chuẩn

Hãy viết như một nhà báo

Hãy viết một thông cáo thật rõ ràng, bạn cũng cần viết một câu chuyện hấp dẫn để thu hút giới truyền thông. Sau đây là những điều nên chú ý:

• Tiếp cận thẳng vào vấn đề: Không nên trình bày lan man, khiến người đọc kho nắm bắt nội dung. Hãy trình bày vấn đề thật rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề, giúp làm rõ chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí.
• Viết rõ ràng và súc tích: lịch trình của nhà báo thường rất bận, họ không có nhiều thời gian để đọc.
• Không làm quá mọi thứ: không tự đề cao chính mình hoặc các dịch vụ sản phẩm của doanh nghiệp như sử dụng các từ ngữ “dịch vụ tốt nhất từ trước đến giờ”, “sự kiện lớn nhất”.

Thông tin trong thông cáo cần hữu ích và có giá trị với công chúng. Khi viết thông cáo báo chí, cần chú ý những yếu tố sau:

• Nội dung cần liên quan đến và thu hút những đối tượng mục tiêu
• Nội dung câu chuyện liên quan mật thiết đến doanh nghiệp của bạn

Đính kèm trích dẫn hữu ích

Một trong những phần quan trọng nhất của thông cáo báo chí chính là người viết phải dùng đính kèm những trích dẫn của người quan trọng và có liên quan vào câu chuyện

Gắn liền chủ đề với mục đích sản phẩm

Doanh nghiệp của bạn ra đời như thế nào? Mục đích và giá trị của sản phẩm của bạn là gì? Nó có thể giải quyết vấn đề gì? Câu trả lời là hãy luôn gắn liền thông cáo báo chí với sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu bạn sắp ra mắt một sản phẩm mới, hãy luôn nhấn mạnh những ưu điểm của sản phẩm đó.

Nội dung hãy thật ngắn gọn và rõ ràng

Thông cáo báo chỉ cần phải ngắn gọn đầy đủ thông tin và đi thẳng vào vấn đề. Không ai muốn phải đọc một bài thông cáo dài 4 trang giấy kể về lịch sử doanh nghiệp và những thông tin lan man khác. Một thông cáo báo chí chỉ nên nằm gọn trong 1 trang giấy.

Xem thêm 1000 việc làm tại Minh Hưng, Bình Phước

Định dạng thông cáo báo chí

Một thông cáo báo chí luôn đi theo một khuôn mẫu nhất định để người đọc dễ dàng đọc lướt và nắm bắt thông tin nhanh chóng

Bạn cũng có thể định dạng thông cáo báo chí theo những bước sau:

Bước 1: Tìm mục đích

Một số mục đích chính cần được xác định trước khi viết thông cáo báo chí là:

• Sự ảnh hưởng (thông tin của bạn có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không?)
• Mâu thuẫn (thông tin của bạn có gây mâu thuẫn với ai hay không?)
• Sự tiến triển (thông tin có làm nổi bật sự tiến triển của sự việc nào hay không?)
• Cảm xúc (thông tin có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không?)

Bước 2: Viết tiêu đề

Bước tiếp theo chính là viết một tiêu đề hấp dẫn. Tiêu đề của bạn phải có đủ sức hút để gây được sự chú ý với giới truyền thông và công chúng và khiến họ muốn đọc tiếp.

Bước 3: Tóm tắt những ý chính

Việc phác thảo những ý chính giúp người đọc biết rõ thông cáo báo chí này nói về vấn đề gì và liệu họ có quan tâm để đọc tiếp hay không. Những ý chính xuất hiện sau tiêu đề và chỉ nên bao gồm 2-3 ý quan trọng nhất.

Bước 4: Viết đoạn đầu tiêu

Đoạn đầu tiên là một phần rất quan trọng. Đoạn này sẽ bao gồm những thông tin quan trọng nhất: mục đích của thông cáo báo chí, chủ đề của thông cáo báo chí, tại sao người đọc nên chú ý đến thông cáo báo chí này?…

Bước 5: Viết nội dung còn lại

Hai và ba đoạn tiếp theo sẽ bao gồm những thông tin còn lại của câu chuyện. Đó là những thông tin chi tiết hơn về công ty, về vấn đề câu chuyện, những thông tin mà người đọc cần biết.

Hãy lưu ý những đoạn văn này chỉ nên ngắn và súc tích vì thông cáo báo chí không được dài quá một trang.

Bước 6: Đính kèm trích dẫn

Các trích dẫn không cần quá phức tạp. Bạn chỉ cần đảm bảo 3 yếu tố sau đây:

• Trích dẫn này có thích hợp không? Nó có giúp ích gì cho câu chuyện không?
• Không dùng những từ ngữ quá “đao to búa lớn”
• Ai là người nói trích dẫn? Tại sao lại nói như vậy?

Bước 7: Thông tin liên hệ

Người đọc cần biết họ sẽ phải liên lạc với ai nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết. Hãy đính kèm thông tin của phòng PR hoặc marketing vào góc trái phía dưới của thông cáo báo chí. Thông tin liên hệ bao gồm tên, số điện thoại, email.

Nên gửi thông cáo báo chí khi nào

Gửi thông cáo báo chí vào đúng thời gian hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com về cách viết thông cáo báo chí chắc hẳn các bạn đã biết viết cách thông cáo báo chí thật đúng chuẩn. Chúc các bạn thành công