Cách viết thư từ chối nhận việc thông minh tinh tế cho mọi ứng viên

Bạn đã bao giờ nhận được lời mời cho một vị trí công việc mà bạn không thể tiếp nhận? Vậy thì một mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh và tiếng Việt qua email chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng. Hãy để mình trở thành ứng viên lịch sự, thông minh trong mắt nhà tuyển dụng với bí quyết viết thư từ chối nhận việc dưới đây của Sieunhanh.com.

1. Khi nào ứng viên cần viết thư từ chối nhận việc?

Ứng viên cần viết thư từ chối lời mời làm việc của nhà tuyển dụng khi:

• Bạn đã nhận được lời mời làm việc của một công ty tốt hơn.
• Mức lương – chế độ đãi ngộ của công việc đó không đáp ứng được mong muốn của bạn.
• Bản thân thực sự không đáp ứng được yêu cầu hay không phù hợp với vị trí công việc của nhà tuyển dụng.
• Cảm thấy môi trường làm việc đó không có nhiều cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp…

2. Cấu trúc thư từ chối nhận việc qua email

Nội dung thư từ chối nhận việc chuẩn bao gồm năm phần chính, đó là:

• Tiêu đề thư: Họ và tên ứng viên – Vị trí công việc được mời
• Lời chào: Tên, tuổi, địa chỉ ứng viên; Tên, địa chỉ công ty; Tên người tuyển dụng
• Lời cảm ơn: Cảm ơn công ty về lời đề nghị, bày tỏ sự đánh giá cao thời gian, công sức của phía tuyển dụng
• Lời từ chối: Thẳng thắn thông báo rằng bạn không thể đảm nhận vị trí này và bày tỏ sự tiếc nuối. Ở phần này, bạn không nhất thiết phải nêu lý do tại sao nhận công việc ở nơi khác thay vì ở đây. Nếu muốn, hãy đề cập hết sức ngắn gọn lý do từ chối
• Lời kết: Một lần nữa bày tỏ lòng cảm kích về lời mời, để lại thông tin nhằm giữ liên lạc và ký tên.

Ngoài ra, nếu có thể, hãy đề xuất một ứng viên khác để hướng sự chú ý của nhà tuyển dụng đến anh ấy/ cô ấy như một cách để xin lỗi vì gây mất thời gian cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. 

3. Tiêu chí cho một mẫu thư từ chối công việc khéo léo

Một là thư hay email từ chối hay dời lịch phỏng vấn phỏng vấn chuyên nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau

• Thời gian: Cần viết thư trả lời từ chối hay muốn dời lịch phỏng vấn cho nhà tuyển dụng trong thời gian sớm nhất, thường là trong vòng 24 giờ kể từ lúc bạn nhận được thư và xác nhận của phòng nhân sự.
• Nội dung đầy đủ - ngắn gọn - súc tích: Để tránh mất thời gian của cả hai bên, bạn nên đi thẳng vào lý do tại sao bạn lại viết thư từ chối hay dời lịch phỏng vấn. Bạn cũng nên bày tỏ sự tiếc nuối khi không được hợp tác cùng đơn vị và giữ thông tin liên hệ để sau này khi có nhu cầu, bạn sẽ dễ dàng liên lạc hơn.
• Giới thiệu ứng viên khác: Hãy mở rộng mối quan hệ của mình và suy nghĩ xem người quen của bạn ai đang có nhu cầu tìm việc và đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của vị trí này để giới thiệu cho nhà tuyển dụng. Bằng cách này, bạn đã xây dựng được sự liên kết tốt đẹp với nhà tuyển dụng rồi đấy.

4. Một số mẫu thư từ chối nhận việc lịch sự và ấn tượng nhất

4.1 Mẫu thư từ chối nhà tuyển dụng

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn - Vị trí - Mã số công việc (nếu có)

Kính gửi/ Dear... (Tên người nhận)

Tôi rất vui vì đã nhận được lời mời phỏng vấn của Quý công ty tại vị trí... (Tên vị trí). Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải thông báo với Quý công ty rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn ngày/ tháng/ năm vì lý do (Nêu lý do cụ thể, ngắn gọn).

Với vị trí và yêu cầu công việc hiện tại ở Quý công ty, tôi nhận thấy ứng viên... (Tên người bạn sẽ giới thiệu) rất phù hợp để đảm nhận. Anh/ Chị có thể liên hệ với .... (Tên ứng viên bạn giới thiệu) thông qua... (Email/ Số điện thoại) để trao đổi rõ hơn.

Hy vọng chúng ta sẽ hợp tác dài lâu trong tương lai nếu có cơ hội ở một lần khác.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn vì lời mời phỏng vấn của Quý công ty.

Trân trọng và thân ái!

4.2 Mẫu thư dời lịch phỏng vấn

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn - Vị trí - Mã số công việc (nếu có)

Kính gửi/ Dear... (Tên người nhận)

Tôi rất vui vì đã nhận được lời mời phỏng vấn của Quý công ty tại vị trí... (Tên vị trí). Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn ngày/ tháng/ năm đúng hẹn được. Vì vậy, Quý công ty có thể sắp xếp buổi phỏng vấn cho tôi vào buổi .../..../.... được không.

Hy vọng chúng ta sẽ được gặp nhau sớm nhất.

Một lần nữa, tôi xin lỗi vì sự bất tiện này.

Trân trọng và thân ái!

5. Kinh nghiệm viết thư từ chối nhận việc lịch sự và khéo léo

5.1 Gửi thư càng sớm càng tốt

Làm điều này có nghĩa là bạn đang tôn trọng thời gian và công sức của người tuyển dụng. Dù không thể đảm đương vị trí, nhưng bạn có thể giúp họ tiết kiệm thời gian để nhanh chóng có phương án thay thế nhằm đảm bảo tiến độ công việc tại công ty.

5.2 Thái độ là vô cùng quan trọng

Nhà tuyển dụng đã phải cân đo đong đếm giữa rất nhiều CV để chọn ra ứng viên phù hợp, sau đó còn sắp xếp cho bạn một cuộc phỏng vấn, đây rõ ràng là đặc ân mà bạn cần tỏ thái độ biết ơn, nhất là khi bạn đang muốn khéo léo từ chối nhận công việc. Phần bày tỏ lòng biết ơn nằm ở phần thứ hai của nội dung thư như mẫu chúng tôi đã cung cấp, trước khi bạn thông báo không thể nhận việc và trình bày lí do từ chối. Đó là đòn tâm lý “rào trước đón sau” khôn ngoan giúp xoa dịu nhà tuyển dụng để giữ được mối quan hệ giữa hai bên.

5.3 Lý do cần hết sức ngắn gọn

Nếu sau khi cân nhắc bạn không còn thấy văn hóa công ty, môi trường làm việc hấp dẫn nữa, thì một lời cảm ơn sau đó đi đến thông báo không thể nhận việc thời điểm này vì không cảm thấy nó phù hợp với mình là đủ.

5.4 Trường hợp doanh nghiệp đưa ra mức lương chưa phù hợp

Đây là một vấn đề khá nhạy cảm, nhưng nếu bạn hoàn toàn tự tin bạn có thể được trả mức lương cao hơn với khả năng đóng góp của mình, hãy đưa ra lời cảm ơn và bày tỏ sự hứng thú với công việc, sau đó kèm theo lời từ chối với lý do nằm ở mức lương. Đôi khi nhà tuyển dụng sẽ phản hồi bạn với một đề xuất tốt hơn nếu họ thực sự muốn bạn cho vị trí này. Nếu mức lương cao hơn là quan trọng với bạn, hãy chuẩn bị tinh thần thảo trả lời nhà tuyển dụng và thảo luận thêm về vấn đề này.

Từ chối một lời mời làm việc luôn không phải là điều dễ dàng nhưng chắc chắn rằng với cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo và lịch sự cùng các mẫu thư từ chối nhận việc mà Sieunhanh.com gửi đến bạn, bạn sẽ được đánh giá là một ứng viên chuyên nghiệp, từ đó giữ cho mình một hình ảnh đẹp trong mắt nhà tuyển dụng. Chúc bạn luôn thành công trên con đường sự nghiệp, hẹn gặp lại bạn trong các bài viết tiếp theo của chúng tôi.