Hành chính văn phòng là gì? Công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Nhiều người vẫn thường cho rằng công việc hành chính văn phòng đơn giản, nhẹ nhàng, không cần chuyên môn và ai cũng có thể làm được. Đó là bởi họ chưa hiểu rõ về ngành nghề này. Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu rõ hơn về ngành hành chính nhân sự này nhé

Ngành hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty, sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ đối ngoại cho công ty, chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình

Các công việc của hành chính văn phòng là gì?

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

• Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty
• Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản...-
• Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty
• Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên in ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban.

Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Nhiều người thường nghĩ rằng việc lên bảng lương, thưởng hàng tháng là việc của kế toán nhưng thực tế đó là trách nhiệm của bộ phận hành chính văn phòng. Nhân viên hành chính văn phòng phải thực hiện:

• Chấm công hàng tháng
• Tính lương, thưởng của nhân viên hàng tháng và trình lên ban lãnh đạo
• Chi trả lương cho nhân viên và bộ phận kế toán

Công tác lễ tân

• Nghe điện, giao dịch với khách hàng
• Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo
• Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty
• Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp… của công ty với khách hàng hoặc nội bộ.

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

• Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
• Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua

Quản lý hồ sơ nhân sự

• Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động
• Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng
• Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật. 

Làm sao để trở thành nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Nếu các bạn muốn trở thành một nhân viên hành chính văn phòng chuyên nghiệp thì cần phải có 3 yếu tố sau đây:

• Về tố chất: Một nhân viên hành chính văn phòng cần phải là người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình trong công việc. Ngoài ra, cũng phải là người có tính cách tỉ mỉ, quy củ, làm việc chính xác và có tư duy khoa học, có đầu óc sắp xếp công việc hợp lý. Các công việc của hành chính văn phòng không nặng nhọc nhưng phải hoạt động liên tục nên các bạn cũng cần phải có sức khỏe và sức bền tốt
• Về kỹ năng: Cần phải có những kỹ năng nào để trở thành nhân viên hành chính văn phòng? Câu trả lời là bạn phải trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng, ví dụ như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ, tin học văn phòng, khả năng bao quát, tổng hợp và kỹ năng xử lý tình huống. Để có một CV đẹp thì các bạn cũng nên thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa nữa nhé!
• Về kinh nghiệm: Nghề hành chính văn phòng khá “đa – zi – năng”, như kiểu việc gì bạn cũng phải biết và phải làm. Do đó, nếu các bạn có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau thì sẽ rất thuận lợi trong quá trình xử lý và giải quyết công việc. Khi tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng, các nhà nhà tuyển dụng thường sẽ đề cao những nhân viên đa năng, có nhiều kinh nghiệm, đã từng công tác tại nhiều vị trí khác nhau như thư ký, nhân sự, tiếp thị, kinh doanh, quan hệ đối ngoại

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com về nhân viên hành chính văn phòng chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ hơn về nghề hành chính văn phòng là gì và công việc mà họ phải làm rồi đúng không?  Chúc các bạn luôn thành công trong công việc