Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất thông dụng nhất hiện nay

Trong mỗi cuộc họp khi diễn ra đều phải ghi lại nội dung cuộc họp, do đó mỗi cuộc họp cần bầu ra thư ký cuộc họp người đảm nhận trách nhiệm lưu lại toàn bộ nội dung và diễn biến cuộc họp, điểm danh số người tham gia và vắng mặt trong cuộc họp đó. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Bài viết dưới đây Sieunhanh.com sẽ tổng hợp những mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất gửi tới các bạn. Cùng theo dõi nhé!

1. Vai trò của biên bản

Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.

2. Yêu cầu của một biên bản

• Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.
• Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.
• Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
• Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

3. Xây dựng bố cục biên bản

Trong biên bản cuộc họp phải có các yếu tố cơ bản sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Tên văn bản và trích yếu nội dung.
• Ngày... tháng... năm... giờ... (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
• Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp...).
• Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
• Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).
• Thủ tục ký xác nhận.

4. Phương pháp ghi chép biên bản

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Chú ý ghi nguyên văn của sự kiên.

Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét... có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn.

Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ... ngày... Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.

5. Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất

CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….                                                                                        CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                                                                                                                                       Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: ………………..                                                                                                                  ---------------

                                                                                                                                             ………, ngày …… tháng …… năm ……

BIÊN BẢN HỌP

                                     Về việc (1)………………..………..

Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..

Tại (2)……………………………………………………………………………..

Diễn ra cuộc họp với nội dung (3)……………………………………………..

I. Thành phần tham dự:

1. Chủ trì (4): Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………

2. Thư ký (5): Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………

3. Thành phần khác (6):

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………....

II. Nội dung cuộc họp: (7)

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

III. Biểu quyết (nếu có):

- Tổng số phiếu: …………. Phiếu

- Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %

- Số phiếu không tán thành: ………... phiếu, chiếm …… %

IV. Kết luận cuộc họp (8):

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.

THƯ KÝ                                                                                                                         CHỦ TỌA

(Ký, ghi rõ họ tên)                                                                                                      (Ký, ghi rõ họ tên)

                                                                    CÁC THÀNH VIÊN KHÁC

                                                                                           (Ký, ghi rõ họ tên)

Trên đây Sieunhanh.com vừa chia sẻ mẫu biên bản cuộc họp 2019 có thể dùng trong mọi trường hợp cũng như những lưu ý và cách ghi chuẩn nhất. Hi vọng sau bài viết này các bạn đã biết cách soạn thảo biên bản cuộc họp để phục vụ công việc của bạn. Chúc các bạn thành công.