Night Auditor là gì? Công việc của Night Auditor

Night Auditor là thuật ngữ chỉ một vị trí công việc khá quan trọng tại khu vực tiền sảnh khách sạn. Vậy bạn có biết Night Auditor là gì? Công việc của Night Auditor là gì? Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu nhé 

Night Auditor là gì?

Night Auditor là vị trí Kiểm toán đêm, là bộ phận thuộc khối Tài chính – Kế toán. Khu vực làm việc chủ yếu của họ không phải phòng Kế toán mà chủ yếu là khu vực Tiền sảnh. Nhiệm vụ của Night Auditor là kiểm toán, thống kê toàn bộ các giao dịch, hoạt động của khách sạn trong ngày, cân đối sổ sách và báo cáo lên cấp quản lý. Mục đích của việc kiểm toán chính là đánh giá hoạt động tài chính trong khách sạn để giúp khách sạn hoạt động ổn định và hiệu quả.

Mô tả công việc của Night auditor

Kiểm tra tình trạng khách sạn

• Đối với khách đến dự kiến: Nếu khách đặt phòng vẫn đảm bảo thì vẫn giữ nguyên tình trạng cho khách. Nếu khách chưa check-in, Night auditor xem lại khách có đặt phòng không va có đảm bảo hay không (đặt phòng qua điện thoại hay không đặt cọc) và có thể hủy đặt phòng nếu như đặt phòng không đảm bảo. Nếu khách không đến, lễ tân ca sáng sẽ báo cho bộ phận đặt phòng để liên hệ xác nhận với khách.
• Đối với khách rời dự kiến: Nếu chưa check-out thì nhân viên Night auditor sẽ kiểm tra xem khách có gia hạn được thời gian lưu trú hay không. Nếu khách muốn kéo dài thời gian lưu trú thì sẽ sửa đổi ngày và giờ khách check-out.
• Sleep and skip: Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng bộ phận lễ tân báo khách đã check-out. Skip là khách đã check-out rồi nhưng bộ phận lễ tân chưa thực hiện check-out cho khách trên phần mềm. Trong trường hợp gặp phải 2 tình trạng trên thì Night auditor sẽ kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất.

Xem thêm thông tin tuyển dụng việc làm tại Bình Chánh, TP.HCM

Kiểm tra giới hạn nợ của khách hàng

Mỗi khách sạn đều có quy định riêng về giới hạn nợ cụ thể dành cho khách để đảm bảo các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn nợ mà khách sạn cho phép, hạn chế tình trạng khách đã rời đi khi chưa thanh toán.

Nếu khoản nợ của khách lưu trú đã vượt qua giới hạn cho phép của khách sạn thì Night auditor sẽ thông báo với khách và trưởng khối tiền sảnh để có biện pháp xử lý.

Thu, nhập, cập nhật chi phí và điều chỉnh hóa đơn

• Thu nhập hóa đơn nội bộ của các bộ phận
• Lưu trữ hóa đơn và đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự phòng
• Cập nhật hóa đơn, chi tiêu vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trú
• Cập nhật, in ấn và lưu trữ chi phí điện thoại khách dùng trong một ngày
• Chỉnh sửa sai sót trên hóa đơn
• Kiểm tra chữ ký của khách trên tổng hóa đơn nội bộ

Đóng ngày

Khi đã hoàn thành các bước trên đây, nhân viên Night auditor sẽ tiến hành đóng ngày hiện tại để chuyển sang ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống.

Chuẩn bị các hóa đơn cho khách check-in vào ngày hôm sau

• Xác định chi phí khách tự chi, trả
• Lập và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng nhanh
• Tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán cho khách
• Lập danh sách khách dự kiến sẽ check-in vào ngày hôm sau

In báo cáo, khóa sổ mọi thông tin trong ngày làm việc

• Lập báo cáo tổng doanh thu trong ngày
• Lập báo cáo các chi phí bộ phận tiếp tân trong ngày
• Lập báo cáo công suất phòng phục vụ
• Lập báo cáo khách đến và đi dự kiến ngày hôm sau
• Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và phương hướng xử lý, giải quyết
• Lập danh sách các sự kiện sẽ diễn ra trong ngày hôm sau

Xem thêm thông tin việc làm tại Cần Giờ, TP.HCM

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com đã giải đáp cụ thể cho bạn câu hỏi “Night auditor là gì?”. Ở một số khách sạn, lễ tân có thể kiêm luôn vị trí night auditor. Do đó, với vai trò là nhân viên lễ tân khách sạn, hay bất cứ vị trí nào phục vụ ở khối Tiền sảnh, bạn cũng cần bổ sung nghiệp vụ ở các mảng khác để trở thành một nhân sự đa năng trong khách sạn.