Onboarding là gì? Làm thế nào để onboarding hiệu quả?

Các doanh nghiệp cần làm gì với đội ngũ nhân viên mới để giúp họ hòa nhập với môi trường, văn hóa đơn vị cũng như nắm bắt công việc nhanh nhất? Câu trả lời chính là onboarding. Vậy onboarding là gì? Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu nhé

Onboarding là gì?

Onboarding được hiểu là đào tạo nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp những người mới tiếp xúc, làm quen và hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp lẫn công việc để tự tin cống hiến năng lực. Qua đó, nhân viên mới sẽ được tiếp thu nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp… cần thiết. Nhân viên mới càng hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc càng được nâng lên và vì thế, đóng góp cho doanh nghiệp cũng tăng đáng kể.

Quy trình Onboarding

Quy trình Onboarding không chỉ kéo dài trong 1 ngày hoặc 1 tuần đầu làm việc của nhân viên mới. Nó cần được chuẩn bị ngay từ lúc làm JD tuyển dụng kéo dài đến khoảng 2-3 tháng sau khi nhân viên được nhận (thường là đến hết thời gian thử việc).

Quy trình Onboarding thường trải qua 3 bước sau:

Pre-Onboarding

• Chuẩn bị những thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên.
• Chuẩn bị hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác. Những thủ tục như vậy sẽ rất tốn thời gian.
• Chuẩn bị đồ dùng, chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.

Ngày đầu tiên đi làm

Đây là ngày quan trọng nhất tạo ấn tượng đầu tiên cho nhân viên. Đây là cơ hội thuận lợi để ghi điểm trong mắt nhân viên mới. Công việc sẽ không phải là điều quan trọng nhất trong giai đoạn này.

Đầu tiên hãy luôn luôn bắt đầu bằng 1 tour quanh văn phòng và bắt đầu giới thiệu những bộ phận cấu thành nên doanh nghiệp. Kết thúc của tour, nhân viên mới sẽ dừng chân bộ phận làm việc của mình để tiến hành chào hỏi và làm quen đồng nghiệp. 

Tiếp theo là giới thiệu về quy chế chung của công  ty, hệ thống lương thưởng, phụ cấp,… để tiến hành ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên.

Sau khi hoàn thành hai bước là bước bàn giao những đồ dùng, công cụ, tài khoản, phần mềm hỗ trợ,… và giúp nhân viên mới làm quen với chúng. Trong bước này trưởng bộ phận sẽ gặp mặt và trao đổi thêm với nhân viên mới để nắm rõ mong muốn, nguyện vọng cũng như làm rõ công việc với nhân viên mới.  

Cuối ngày làm việc đầu tiên sẽ là 1 bữa tiệc ngọt nho nhỏ để nhân viên làm quen mọi người trong công ty. Một social post cũng sẽ được HR đăng lên group, hoặc kênh nội bộ của công ty để giới thiệu về nhân viên mới. Đây là một bước để nhân viên mới cảm thấy là “một nhà” với mọi người trong công ty.

Thời gian sau

Training là điều bắt buộc nhưng chắc chắn sẽ không phải là những buổi training liên tục mà sẽ đan xen với on-job-training kết hợp cùng với mentoring ngay trong công việc. Việc có người quan tâm giúp đỡ không chỉ khiến nhân viên mới có thể nắm chắc chuyên môn mà còn giúp họ quen dần với môi trường và chủ động học hỏi hơn.

Sau 2-3 tháng là đủ để hiểu rõ năng lực và mong muốn của nhân viên. Sau thời gian này là đủ để đánh giá xem nhân viên có phải là một “mảnh ghép” lâu dài  hay không

Tham kahro thêm thông tin tuyển dụng tại Quận 9, TP.HCM

Làm thế nào để onboarding hiệu quả?

Không chỉ giới thiệu nhân viên mới đến nhân viên cũ, không chỉ tóm tắt nhiệm vụ công việc, onboarding là cả một quá trình được thực hiện trước - sau giúp họ hòa nhập nhanh chóng với môi trường, công việc và mối liên kết với đồng nghiệp… Các chuyên gia nhân sự đã đưa ra những lời khuyên sau đây nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện đào tạo nhập môn hiệu quả.

Đón nhân viên mới với nhiều hình thức

Thay vì buổi giới thiệu nhân viên mới trước tất cả mọi người rồi sau đó… ai về chỗ người nấy một cách nhàm chán, bạn nên thay đổi một chút để không khí vui vẻ hơn. Thay vì lời giới thiệu trịnh trọng, hãy biến nó thành cuộc trò chuyện, chia sẻ thoải mái; có thể mời nhân viên mới tham gia bữa tiệc nhỏ hoặc ăn trưa cùng nhau với mọi người một cách ấm cúng.

Trên bảng tin nội bộ, email… nên có thông báo để nhân viên cũ về nhân viên mới: Họ tên, hình ảnh, chức vụ… giúp các nhân viên cũ dù vắng mặt hôm đó vẫn biết về đồng nghiệp mới của mình.

Đào tạo bài bản

Bạn nên hiểu rằng, việc đào tạo nhập môn bài bản cho nhân viên mới mang lại rất nhiều lợi ích:

• Giúp nhân viên hòa nhập môi trường, văn hóa, công việc nhanh chóng để thể hiện năng lực.
• Giảm chi phí đào tạo lại về sau.
• Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.
• Khẳng định tầm quy mô và sự chuyên nghiệp của đơn vị.

Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp lớn thường có cả đội ngũ onboarding cho nhân viên mới một cách bài bản.

Xây dựng kế hoạch tương lai

Trước khi tiến hành onboarding, doanh nghiệp nên nắm bắt mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên mới, từ đó đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp. Việc này sẽ thúc đẩy nỗ lực cống hiến của nhân viên mới để chứng thực năng lực, có cơ hội phát triển nhiều hơn. Quá trình đào tạo còn giúp doanh nghiệp nhận ra các nhân viên tiềm năng để trở thành nhà quản lý hoặc chuyên gia ở lĩnh vực khác, từ đó có hướng hỗ trợ phát triển tốt hơn.

Và điều lưu ý cuối cùng khi doanh nghiệp thực hiện onboarding chính là tạo ra sự thoải mái, thân thiện để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với “đại gia đình”, hoàn thành tốt nhiệm vụ, trở thành nhân lực quan trọng cho sự phát triển chung.

Tham kahro thêm thông tin tuyển dụng việc làm tại Bình Chánh, TP.HCM

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com có thể thấy Onboarding là một quy trình bắt buộc để tạo ra một doanh nghiệp chuyên nghiệp và bền vững. Đây cũng là bước gạch nối giữa tuyển dụng và đào tạo. Chúc các bạn thành công