Quy trình bàn giao công việc đúng chuẩn đơn giản

Bên cạnh hoàn tất hồ sơ, người lao động cần bổ sung biên bản bàn giao công việc trước khi nghỉ việc. Để tránh trường hợp xảy ra tranh chấp không đáng có, nhân sự cần nắm chắc quy trình bàn giao công việc và thực hiện nghiêm túc vậy quá trình bàn giao công việc như thế nào cùng Sieunhanh.com tìm hiểu nhé

Bàn giao công việc là gì?

Nhân sự mới trong một tổ chức cần những thông tin rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm của họ và cách xử lý chúng.

Đối với những người định rời đi, họ cần phải bàn giao lại công việc một cách chính xác cho người thay thế. Và trách nhiệm của bạn với tư cách là người quản lý là đảm bảo mọi khoảng trống thông tin đều được lấp đầy và thành viên mới được tóm tắt đầy đủ khi họ tham gia.

Việc chuyển giao thành công nhất chia sẻ cả thông tin thực tế và chủ quan – chẳng hạn như nên tìm tới ai để nhận được sự trợ giúp cụ thể, hay điểm mạnh, điểm yếu của những thành viên khác trong nhóm và những điều kỳ quặc của khách hàng chính.

Loại “thông tin chi tiết” này giúp một nhân sự mới nhanh chóng nắm quyền sở hữu vai trò và trách nhiệm của cô ấy.

Ý nghĩa của biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là loại văn bản quan trọng mà người lao động phải hoàn tất trước khi nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc chuyển công tác,… để mọi việc được diễn ra nhanh chóng mà không gặp khó khăn nào trong quá trình bàn giao.

Bằng biên bản này, người bàn giao có thể thống kê lại toàn bộ những tài liệu, công cụ, dụng cụ làm việc của mình cũng như những công việc đã làm, đang làm dở hoặc đã lên kế hoạch.

Người nhận bàn giao sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về công việc và các hồ sơ, tài sản khi được nhận bàn giao.

Có thể thấy rõ ý nghĩa của biên bản bàn giao công việc trên một số phương diện dưới đây:

Bảo vệ quyền lợi cho các bên sau khi bàn giao

Vì một lý do nào đó, trước khi không thể tiếp tục công việc, người lao động phải bàn giao rõ ràng để tránh việc:

• Bồi thường khi thất thoát tài liệu, tài sản;
• Văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến công việc bị xóa bỏ;
• Công cụ, dụng cụ, tài sản chung bị chiếm dụng thành của riêng;
• Bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ có thể bị phát tán, rò rỉ ra bên ngoài gây tổn thất cho doanh nghiệp;

Thể hiện trách nhiệm công việc của người bàn giao

Trước khi nghỉ, việc lập biên bản bàn giao công việc đầy đủ, chi tiết sẽ thể hiện một con người có tinh thần trách nhiệm đối với chính công việc và doanh nghiệp của mình.

Điều này sẽ để lại một ấn tượng tốt đẹp trong mắt lãnh đạo cũng như đồng nghiệp. Việc này khá có lợi đối với những người xin nghỉ để tìm một công việc mới.

Ngoài ra, không phải bất cứ trường hợp nào người tiếp nhận cũng có thể dễ dàng thực hiện công việc mới, chưa nói sẽ mất nhiều thời gian và gặp khó khăn trong việc tiếp nhận.

Chính vì vậy, biên bản bàn giao công việc với các mục chi tiết cùng sự hướng dẫn của người bàn giao sẽ hỗ trợ rất nhiều cho người tiếp nhận để biết rõ hơn về công việc và cách xử lý công việc.

Thực hiện đúng quy trình làm việc

Việc bàn giao và hướng dẫn người tiếp nhận không chỉ thể hiện trách nhiệm của người lao động mà còn là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc tại các doanh nghiệp.

Quy trình này phải được thực hiện nghiêm túc và có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao và người tiếp nhận bàn giao.

Làm thế nào để bàn giao công việc?

Để tổ chức bàn giao công việc cho nhân sự mới, bạn hãy thực hiện theo các bước phía dưới.

Cập nhật mô tả công việc

Trước tiên, hãy đảm bảo có một bản mô tả công việc chính xác, và kiểm tra với những người giữ việc trước đó – hoặc với những người khác làm cùng một công việc – để đảm bảo rằng điều này mô tả rõ vai trò. Nó nên bao gồm các nhiệm vụ chính, các KPI chính và mục đích của công việc.

Tiếp theo, nghĩ về các kỹ năng mà nhân sự mới sẽ cần, chẳng hạn như cách sử dụng phần mềm nội bộ. Thêm chúng vào mô tả công việc, để người nhận có thể chịu trách nhiệm về sự phát triển của chính mình ngay từ đầu.

Thành viên mới cần cập nhật bản mô tả công việc cho những người anh ấy sẽ quản lý. Điều này giúp anh ta đặt vai trò của mình vào bối cảnh, và nó cũng sẽ trấn an bạn rằng các nhiệm vụ chính đều được kiểm soát.

Chuẩn bị thông tin công việc

Đảm bảo nhân sự mới có thông tin chi tiết về vai trò của cô ấy. Tốt nhất, những thông tin này nên được biên soạn bởi người tiền nhiệm của cô ấy.

Thông tin nên bao gồm:

• Một danh sách các deadline cần thiết mà người mới cần phải đáp ứng.
• Chi tiết các trách nhiệm hàng ngày. (Bạn có thể áp dụng kỹ thuật DILO để làm điều này).
• Thông tin về mọi dự án hiện tại mà nhân sự mới sẽ chịu trách nhiệm. Điều này nên bao gồm các mục tiêu của dự án và kết quả mong đợi, các bên liên quan, tiến độ hiện tại và ngày hoàn thành dự kiến. Ngoài ra, hãy cung cấp các thông tin sâu hơn về dự án, ví dụ như tại sao nó được đưa vào hoạt động, và những lợi ích mong đợi là gì. (Những điều này có thể được thể hiện trong bản điều lệ dự án.)
• Danh sách các khách hàng chính và địa chỉ liên hệ, cùng với các yêu cầu chi tiết của họ và những lý do quan trọng nhất của họ khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
• Chi tiết liên lạc với các đồng nghiệp quan trọng và ghi chú về trách nhiệm của họ.
• Lưu ý về bất kỳ vấn đề nào có khả năng xảy ra và cách người nắm giữ công việc hiện tại đã giải quyết chúng trong quá khứ.
• Chi tiết về giao dịch, giảm giá hoặc hợp đồng với nhà cung cấp, cùng với bất kỳ điều khoản hoặc hiểu biết đặc biệt nào mà tổ chức của bạn có với họ.
• Thông tin bổ sung về những người mà người mới sẽ quản lý, ví dụ như kế hoạch phát triển cá nhân, điểm mạnh và điểm yếu.
• Lưu ý về các quy trình, file, và thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần.

Lưu ý:

Bạn cũng nên đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng, như hợp đồng và thư từ được nộp đúng trước khi nhân sự mới bắt đầu công việc. Bằng cách đó, cô ấy sẽ có thể tìm thấy thông tin cơ bản một cách nhanh chóng.

Lên kế hoạch cho tuần đầu tiên của nhân sự mới

Hãy chắc chắn rằng nhân sự mới của bạn có một sự khởi đầu thích hợp. Điều này sẽ giúp anh ta đáp ứng kỳ vọng tốt hơn. Cung cấp các thông tin cơ bản, chẳng hạn như lịch sử công ty, các hệ thống quản trị và các quy trình an toàn.

Biên soạn một gói các tài liệu hữu ích, như sổ tay công ty, mô tả công việc, danh sách vai trò của đồng nghiệp và các chi tiết liên lạc – tất cả điều này cung cấp ngữ cảnh cho thông tin được cung cấp trong giai đoạn bắt đầu.

Cuối cùng, viết xuống các lưu ý về các chủ đề mà bạn muốn xem lại với nhân sự mới và dành thời gian để kiểm soát tất cả các chủ đề đó. Nhớ rằng quá nhiều thông tin sẽ khiến bạn và nhân sự mới tẩu hỏa nhập ma, vì thế hãy dùng chiến lược “mưa dầm thấm lâu”.

Mẹo:

Thông báo trước cho các thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan về nhân sự mới. Và khi thích hợp, hãy thiết lập các cơ hội để họ gặp nhau.

Hướng dẫn trực tiếp từ người tiền nhiệm

Nếu có thể, hãy để cho nhân sự mới “cắp sách” theo người tiền nhiệm trong vài ngày. Khuyến khích cô ấy thực hiện một số công việc thay vì chỉ đứng xem; điều này sẽ giúp cô áp dụng các kỹ năng mới vào ngữ cảnh cụ thể, và sử dụng nó sau này.

Tất nhiên, không phải lúc nào cũng có cơ hội để nhân sự mới “cắp sách” – ví dụ như người tiền nhiệm đã “chuồn” khỏi công ty rồi thì sao?

Trong tình huống này, bạn cần phải quan sát kỹ lưỡng nhân sự mới để đảm bảo rằng cô ấy đang thành công trong vai trò của mình. Thường xuyên dành thời gian của bạn để trả lời các câu hỏi của cô ấy, và sử dụng Thang Thẩm quyền để suy nghĩ về những khoảng trống cô có thể có trong kiến thức của mình.

Mẹo:

Về lâu dài, nhân sự được “đào tạo chéo” sẽ cực kỳ lợi ích để nhận thêm vai trò và trách nhiệm nếu có bất cứ sự vắng mặt đột ngột nào của nhân sự trong tổ chức. Đào tạo chéo tạo ra lực lượng lao động linh hoạt hơn và giúp mọi người xây dựng các kỹ năng mới và tự tin hơn.

Xem thêm 1000 việc làm tại Xuân Thới Thượng, Hooc Môn, TP.HCM

Chia sẻ thông tin đội nhóm

Các thành viên trong đội nhóm sẽ phát triển kiến thức chuyên sâu về công việc, khách hàng và ngành của họ. Nhân sự mới sẽ cần truy cập những thông tin này, vì vậy hãy làm những gì bạn có thể để giúp anh ấy tìm hiểu nó.

Nếu có khoảng trống, hãy xử lý chúng trước khi nhân sự mới bắt đầu làm việc.

Khi nhân sự mới tiến triển, hãy khuyến khích anh ta đóng góp thông tin của riêng mình, và tìm cách để đảm bảo rằng nó được chia sẻ và cập nhật thường xuyên.

Mẫu biên bản bàn giao việc

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com về mẫu biên bản bàn giao chắc hẳn các bạn đã biết cách viết bản bàn giao thật chi tiết và đúng chuẩn giúp bạn thuận lợi trong việc bàn giao, cũng như người nhận không bị lúng túng, khó khăn trong quá trình làm việc