Reservation là gì? Các công việc thuộc bộ phận Reservation

Reservation là một bộ phận quan trọng, trực tiếp tạo ra doanh thu cho khách sạn. Vậy bạn có biết Reservation là gì? Công việc thuộc bộ phận Reservation là gì? Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu nhé

Reservation là gì?

Theo từ điển Anh – Việt, Reservation có nghĩa là sự đặt chỗ, đặt phòng. Trong cơ cấu của một khách sạn thì cụm từ này dùng để chỉ bộ phận đặt phòng, có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau và phối hợp với các bộ phận khác để bố trí, sắp xếp theo yêu cầu của khách hàng.

Giống như nhiều bộ phận khác trong khách sạn, Reservation cũng thực hiện nhiều công việc khác nhau. Các công việc của bộ phận này sẽ đem đến nguồn doanh thu trực tiếp cho khách sạn. Do đó, Reservation đối với một khách sạn là bộ phận khá quan trọng.

Hình thức đặt phòng trong khách sạn

Có 2 hình thức đặt phòng khách sạn là:

• Đặt phòng có đảm bảo: Hay còn được gọi là Guaranteed Reservation. Đây là hình thức đặt phòng có thỏa thuận giữa khách hàng và khách sạn. Theo đó, khách sạn phải đảm bảo giữ phòng cho khách đến thời điểm check – out của ngày hôm sau tính theo ngày khách định đến. Nếu như, khách hàng không sử dụng phòng hoặc không báo huỷ, thì khách phải đền bù tiền theo quy định của khách sạn. Các phương thức đảm bảo: Thanh toán trước tiền phòng, tiền đặt cọc, thẻ tín dụng…
• Đặt phòng không được đảm bảo: Còn được gọi là Non – Guaranteed Reservation. Đây là hình thức đăng ký giữ chỗ trước. Theo đó, khi khách đăng ký, khách sạn sẽ giữ phòng cho khách đến một thời điểm nhất định, phụ thuộc vào quy định của từng khách sạn theo ngày khách định đến.

Xem thêm thông tin việc làm tại Huyện Củ Chi, TP.HCM 

Các công việc thuộc bộ phận Reservation là gì?

Quy trình làm việc của nhân viên bộ phận Reservation bao gồm các bước sau:

Tiếp nhận thông tin đặt phòng:

Nhân viên đặt phòng sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách thông qua các nguồn trực tiếp hoặc gián tiếp và phải ghi lại chính xác các thông tin sau:

• Tên khách, tên đoàn khách, tên người đăng ký.
• Địa chỉ, số điện thoại, email của khách.
• Số khách cùng đi trong đoàn.
• Ngày giờ đến và số đêm lưu trú.
• Số lượng phòng và loại phòng.
• Giá phòng và hình thức thanh toán, đặt phòng loại đảm bảo hay không đảm bảo.
• Các yêu cầu đặc biệt của khách.

Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn có phục vụ các yêu cầu của khách một cách tốt nhất không.

Thỏa thuận việc đặt phòng với khách:

• Nếu khách sạn còn phòng đáp ứng được yêu cầu lưu trú của khách, tiến hành xác nhận đặt phòng.
• Nếu khách sạn không còn đủ phòng đáp ứng các yêu cầu của khách, thông báo lại cho khách và đưa ra những gợi ý khác để khách lựa chọn: Những loại phòng khác hoặc những khách sạn gần đó.

Nhập các thông tin đặt phòng:

Nhập thông tin đặt phòng theo của khách sạn và tùy khách đi riêng lẻ hay đi đoàn.

Xác nhận lại thông tin đặt phòng với khách:

Sau khi nhận đặt phòng, Nhân viên đặt phòng cần khẳng định lại với khách bằng điện thoại, thư, email những thông về việc đặt phòng như tên, địa chỉ, loại phòng, số lượng phòng, giá phòng…

Lưu thông tin đặt phòng và chuyển đến các bộ phận có liên quan để tiến hành công tác chuẩn bị đón tiếp, phục vụ khách.

Sửa đổi thông tin đặt phòng hoặc hủy bỏ đặt phòng nếu khách thay đổi quyết định.

Tổng hợp lại danh sách khách đến, khách đi trong ngày và chuyển đến bộ phận Lễ tân.

Ngoài ra, Nhân viên đặt phòng phải thực hiện các công việc theo yêu cầu của Quản lý khi có vấn đề phát sinh.

Các trạng thái đặt phòng chính trong kinh doanh khách sạn:

Hầu hết các khách sạn hiện nay đều sử dụng phần mềm để quản lý việc đặt phòng. Mỗi khi có sự thay đổi về thông tin đặt phòng như: khách thuê mới, khách trả phòng, khách đổi phòng… phần mềm sẽ cập nhật trạng thái phòng tương ứng. Điều quan trọng là nhân viên đặt phòng cần nắm rõ những trạng thái này để dễ phản hồi với khách.

Dưới đây là những trạng thái đặt phòng chính:

• Confirmed: Đặt phòng đã được xác nhận trước khi khách đến.
• Operational: Đặt phòng đã được xác nhận và khách đang lưu trú trong khách sạn.
• Completed: Đặt phòng đã được xác nhận, sau khi khách đã check-out.
• Cancelled: Đặt phòng đã bị hủy.
• Cancelled With Penalty: Đặt phòng đã bị hủy và khách bị phạt theo quy định của khách sạn.
• No Show: Khách đã đặt phòng nhưng không đến check-in.
• No Show With Penalty: Khách đã đặt phòng nhưng không đến nhận phòng và bị phạt theo quy định của khách sạn.
• On Request: Nhận đặt phòng nhưng hiện tại khách sạn không còn phòng trống.
• Unsuccessful: Đặt phòng vượt qua khoảng thời gian check-in và check-out.

Tham khảo thêm thông tin tuyển dụng việc làm tại Quận 5, TP.HCM

Với những chia sẻ của Sieunhanh.com bạn đã hiểu được Reservation là gì rồi đúng không nào. Hi vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu hơn về bộ phận này trong hoạt động kinh doanh của khách sạn