Những kỹ năng điều hành công sở

Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể. Cùng Sieunhanh.com tham khảo qua các kỹ năng điều hành công sở nhé

Khái niệm công sở, điều hành công sở:

Công sở – Là địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở của cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị – xã hội, nơi tiến hành các hoạt động công vụ hoặc dịch vụ công.

Điều hành công sở – Là hoạt động đảm bảo cho cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

Mục tiêu của điều hành công sở:

• Hiện thực hóa các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước
• Góp phần nâng cao năng suất lao động trong cơ sở
• Tạo ra nề nếp làm việc khoa học
• Thực hiện hiệu quả quá trình cải cách nền hành chính nhà nước

Thqam khảo thêm thông tin việc làm tại Quận 12, TP.HCM

Những kỹ năng điều hành công sở cơ bản

Lập kế hoạch hóa và thiết kế công việc

Đây là một trong các kỹ năng điều hành công sở cơ bản và cực kỳ cần thiết.

Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng, phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của tổ chức hoặc cá nhân.

Trong điều hành công sở, lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng:

• Giúp tập trung nguồn lực để thực hiện tốt các mục tiêu
• Cụ thể hóa các chỉ tiêu, biện pháp và phân bổ nguồn lực
• Tăng khả năng ứng phó với các thay đổi bất ngờ
• Tránh sự tùy tiện thiếu nguyên tắc trong xử lý công việc
• Là phương tiện cho nhà quản lý phân công, phối hợp và điều hành công việc
• Là cơ sở để kiểm tra, đánh giá kết quả công việc

Thiết kế công việc là việc phân chia nhiệm vụ tổng thể, phức tạp của công sở thành các nhiệm vụ cụ thể, đơn giản hơn và có thể được thực hiện tốt bởi từng cá nhân, đơn vị.

Phân công công việc

Phân công công việc là một kỹ năng điều hành công sở quan trọng. Là quá trình xem xét một cách toàn diện, có hệ thống nội dung của từng công việc đề ra, nhằm xác định cách thức giải quyết tối ưu, mang lại hiệu quả cao cho hoạt động công sở.

Tổ chức và điều hành cuộc họp

Trước cuộc họp

• Xác định mục đích, cơ sở, căn cứ tổ chức cuộc họp
• Thành phần tham dự
• Thời gian, địa điểm tổ chức
• Nội dung trọng tâm, phương án giải quyết
• Các báo cáo tham luận
• Chuẩn bị tài liệu liên quan
• Chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện, kinh phí,…

Trong cuộc họp

• Đón tiếp đại biểu
• Phát tài liệu
• Bố trí chỗ ngồi
• Điều hành cuộc họp

Kết thúc cuộc họp

• Tóm tắt nội dung cuộc họp
• Thông qua biên bản cuộc họp
• Đánh giá kết quả cuộc họp

Phối hợp trong quản lý

Là kỹ năng điều hành công sở cần thiết, giúp liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của các cán bộ, công chức, các cơ quan nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý công sở.

Nguyên tắc:

• Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định
• Lãnh đạo thống nhất, chia sẻ thông tin, chuyên môn hóa và hợp tác, đồng thời đảm bảo tính khách quan
• Trên cơ sở các quy chế (phối hợp, nội bộ)

Kiểm soát công việc

Là hoạt động điều chỉnh kế hoạch nhằm giữ cho công việc được tập trung và đi đúng mục tiêu, nhằm phát hiện những sai lệch so với kế hoạch để từ đó điều chỉnh cho phù hợp và đảm bảo tiến độ đề ra.

Mục tiêu:

• Ngăn ngừa các sai lầm có thể xảy ra
• Phát hiện những điểm không phù hợp trong kế hoạch để điều chỉnh kịp thời
• Đánh giá kết quả hoạt động của công sở

Kiểm soát bao gồm các hoạt

• Giám sát
• Thanh tra
• Kiểm tra

Nguyên tắc:

• Khách ưuan
• Toàn diện
• Kịp thời
• Cụ thể
• Đúng pháp luật

Xem thêm thông tin tuyển sinh tại Quận 9, TP.HCM

Hy vọng qua bài viết trên của Sieunhanh.com các bạn đã nắm được những kiến thức cơ bản về kỹ năng điều hành công sở. Chúc các bạn luôn thành công trong công việc của mình