Ứng dụng mô hình Agile trong quản lý thời gian dự án

Thuật ngữ Agile bắt nguồn từ phát triển phần mềm, và nhanh chóng được áp dụng trong quản lý dự án. Vậy Agile là gì và phương pháp này có gì đặc biệt? Cùng Sieunhanh.com tìm hiểu để biết thêm về mô hình Agile nhé

Mô hình Agile là gì?

Agile là tập hợp các nguyên lý tạo ra phương thức phát triển phần mềm linh hoạt với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt. Tiêu chí mà phương pháp Agile hướng đến: Lập kế hoạch thích ứng, phát triển tăng dần, sự chuyển giao sớm và cải tiến liên tục. 

Mô hình Agile trong phát triển phần mềm là mô hình gia tăng, hoạt động trên quy trình phát triển lặp với những điểm cơ bản như:

• Phân chia dự án thành mảng nhỏ để dễ xử lý và thay đổi khi khách hàng yêu cầu thay đổi.
• Trong quá trình làm dự án thì từng phần nhỏ sẽ được test ngay.
• Nhóm dự án Agile yêu cầu cùng có mặt để trao đổi thường xuyên.

So với mô hình dự án truyền thống thực hiện theo kế hoạch thì mô hình Agile khuyến khích cải tiến để tạo ra bước đột phá riêng, hướng đến tạo ra phần mềm hoàn thiện nhất.

Các đại diện phổ biến của phương pháp Agile đang được ứng dụng hiện nay như: Kanban, Scrum, ASD – Adaptive Software Development, Agile Modeling, DSDM – Dynamic System Development Method,...

Tôn chỉ và các nguyên tắc Agile 

4 tôn chỉ cần tuân thủ trong phương pháp Agile

• “Cá nhân và sự tương hỗ quan trọng hơn quy trình và công cụ”: Trọng tâm đặt lên con người, xây dựng tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm. Những thành viên có năng lực, chịu tương trợ nhau trong công việc sẽ mang đến thành công cho dự án.
• “Sản phẩm dùng được tốt hơn tài liệu đầy đủ”: Tập trung thời gian để làm ra phần mềm hoàn chỉnh đáp ứng hoàn hảo yêu cầu khách hàng.
• “Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng”: Hiểu được khách hàng cần gì để tư vấn và điều chỉnh sản phẩm thay vì chỉ dựa vào các điều khoản trong hợp đồng.
• “Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch”: Agile khuyến khích thích nghi với sự thay đổi, đó có thể là thay đổi về công nghệ, nhân sự, deadline,...

Tham khảo thêm thông tin tuyển dụng tại Cát Hải, Hải Phòng

12 nguyên tắc quan trọng trong Agile

• Đáp ứng toàn diện nhu cầu khách hàng thông qua việc giao hàng sớm và sản phẩm có giá trị.
• Thay đổi yêu cầu được chào đón, thậm chí là rất muộn trong quá trình phát triển.
• Giao phần mềm chạy được cho khách hàng một cách thường xuyên.
• Nhà kinh doanh và các kỹ sư phần mềm cần làm việc cùng nhau trong suốt dự án.
• Xây dựng dự án xung quanh các cá nhân có động lực. Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết, môi trường làm việc và niềm tin để hoàn thành công việc.
• Trao đổi trực tiếp là cách truyền đạt thông tin hiệu quả nhất.
• Thước đo chính của tiến độ là phần mềm chạy tốt.
• Phát triển liên tục và bền vững.
• Cải tiến sự linh hoạt bằng cách quan tâm đến kỹ thuật và thiết kế.
• Nghệ thuật tối đa hóa lượng công việc chưa xong - Sự đơn giản là cần thiết.
• Nhóm tự tổ chức
• Thích ứng thường xuyên với những thay đổi.

Ứng dụng mô hình Agile trong quản lý thời gian dự án

Đánh giá thời gian và độ ưu tiên của công việc

Chúng ta không thể có đủ thời gian để làm hết tất cả mọi việc vì thế cần xác định mục tiêu mang lại giá trị nhiều nhất chứ không phải làm được nhiều việc nhất cùng một lúc. 

Nguyên tắc cơ bản của Agile chính là nghệ thuật tối đa hóa công việc chưa hoàn thành. Dựa trên thời gian có sẵn của dự án và khối lượng công việc, hãy phân chia công việc theo mức độ ưu tiên: Làm ngay, không cần làm chưa làm hay giao việc cho người khác (cấp dưới hoặc thuê ngoài).

Có 2 công cụ hiệu quả để làm bước này: ma trận Eisenhower và đánh giá độ ưu tiên dựa vào ROI (giá trị thu được / chi phí bỏ ra) và mức độ khẩn cấp của công việc.

Lập khung thời gian thực hiện

Lập khung thời gian cho các công việc để dễ dàng quản lý, tạo ra kỹ luật hoàn thành công việc cho bản thân. Thực hiện nguyên tắc của Agile về việc duy trì nhịp độ làm việc liên tục, thúc đẩy phát triển bền vững.

Ví dụ: Mỗi phiên làm việc tập trung không quá 25 phút để tránh tình trạng căng thẳng và cạn kiệt năng lượng. Duy trì khoảng cách các lần nghỉ ngơi khoảng 5 phút để nghỉ liên tục nhưng không chiếm nhiều thời gian.

Đưa các công việc cụ thể cho kế hoạch 1 ngày, 1 tuần và 1 tháng để quản lý tập trung dễ dàng, duy trì lịch làm việc liên tục không gián đoạn. 

Quản lý theo luồng

Bảng Kanban là công cụ để thực hiện phương pháp Agile hiệu quả, gia tăng năng suất và tránh tình trạng quá tải công việc cùng một lúc. Mỗi cá nhân/nhóm xây dựng bảng công việc cụ thể phân chia theo 3 phần: List cần làm, đang làm và hoàn thành. Bạn có thể sử dụng Trello để quản lý công việc trực tuyến một cách dễ dàng.

Điều chỉnh hành vi để loại bỏ lãng phí

Do giới hạn về lượng thời gian làm việc nên tập trung vào việc tăng chất lượng thời gian. Một số cách để tránh lãng phí thời gian khi làm việc:

• Việc làm xong tới đâu thì đánh giá chất lượng ngay theo tiêu chuẩn đã đề ra để kịp thời điều chỉnh và cải thiện hiệu quả công việc.
• Bắt đầu và kết thúc công việc luôn, không đề dang dở. Aglile chú trọng làm việc tới đâu thì hoàn thành tới đó.
• Tập trung làm việc hướng đến mục tiêu, tránh đa nhiệm cùng một lúc. Ví dụ: Không vừa họp vừa nghe điện thoại, vừa làm SEO vừa thiết kế poster, vừa check mail vừa viết báo cáo,...

Xem thêm thông tin tuyển dụng tại Tiên Lãng, Hải Phòng

Hi vọng với những chia sẻ của Sieunhanh.com về mô hình Agile sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề về thời gian, năng suất và đảm bảo chất lượng dự án phù hợp với yêu cầu khách hàng. Nếu bạn chưa từng dùng phương pháp Agile trong quản lý dự án doanh nghiệp thì hãy nghiêm túc suy nghĩ về nó nhé.